Mendaftar ke Universitas Jerman

Setelah mencari informasi tentang jurusan yang diinginkan dan universitas yang akan dituju, langkah selanjutnya adalah mendaftar ke universitas. Kebanyakan calon mahasiswa Indonesia di Jerman mendaftar beberapa universitas sekaligus, sehingga jika ada universitas yang menolak, masih ada cadangan universitas lain. Hal ini khususnya bagi jurusan-jurusan yang memiliki NC (Numerus Clausus) atau yang tempatnya terbatas. Saya sendiri mendaftar ke 9 universitas. Sampai saat tulisan ini dibuat, saya baru diterima di 3 universitas karena pengumuman penerimaan jurusan yang memiliki NC biasanya akhir Juli / awal Agustus. Sangat disarankan untuk paling tidak mendaftar 1 universitas yang tidak memiliki NC (Zulassungsfrei) sehingga bisa langsung mendapatkan Zulassung. Pengalaman saya mendaftar ke jurusan yang Zulassungsfrei, Zulassung langsung keluar begitu pendaftaran saya sudah sampai ke universitas tersebut. Zulassung ini nantinya bisa dipakai untuk mengajukan visa.

Bagaimana langkah-langkah mendaftar?

Berdasarkan pengalaman saya, step by step mendaftar yang saya lakukan yaitu:

1. Setelah memutuskan jurusan yang diambil, saya browsing di www.studieren.de untuk melihat universitas mana saja yang menawarkan jurusan yang saya inginkan. Selain itu kamu juga bisa meminta brosur DAAD "Degree Courses at German Universities: An Overview by Subject Area, 9th Edition". Brosur ini saya dapatkan dari kantor DAAD di Surabaya. Kamu juga bisa mendownload brosur ini secara online di sini. Di brosur ini tertulis sedikit penjelasan tentang jurusan kamu dan universitas yang menawarkan program ini. 
2. Setelah saya mencatat universitas yang menawarkan jurusan saya, saya mengunjungi website universitas-universitas ini satu persatu untuk memastikan bahwa jurusan yang saya inginkan masih ditawarkan, karena ada kalanya jurusan yang dimau sudah tidak dibuka lagi (misal karena masih hanya menawarkan gelar Diplom).
3. Di website ini saya juga mencari informasi tentang Bewerbung dan Zulassung. Di website biasanya terdapat informasi untuk Bewerbung bagi äusländische Studenten, kapan Bewerbung dimulai, bagaimana cara pendaftaran, jika kamu masih ada pertanyaan bisa menanyakan ke Studienberater universitas masing-masing.
4. Mengisi formulir pendaftaran. Petunjuk pengisian formulir pendaftaran bisa dilihat di sini. Perhatikan juga formulir mana yang diminta oleh universitas, apakah pendaftaran secara online (apa harus membuat account) atau formulir apa yang harus didownload
5. Mencetak dan menandatangani formulir pendaftaran
6. Mengumpulkan dokumen-dokumen yang akan dikirim bersama dengan formulir. Jangan lupa untuk mengirim legalisir dokumen dan terjemahannya, jangan mengirimkan dokumen asli karena dokumen ini tidak dikembalikan oleh universitas. Untuk informasi legalisir bisa dilihat di link ini, penerjemahan dokumen di sini, dan dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan bisa dilihat di sini.
7. Mengirimkan dokumen ke alamat yang benar. Jangan lupa untuk menanyakan ke Studienberater atau melihat di website universitas kemanakah dokumen kamu harus dikirim. Biasanya ke Immatrikulationsamt atau International Office. Alamat pengiriman juga biasanya tercantum di formulir pendaftaran universitas. Jangan mengirim pendaftaran ke Hauptgebäude atau gedung utama universitas karena kebanyakan alamat Hauptgebäude berbeda dengan alamat Immatrikulationsamt / International Office (bahkan kode posnya berbeda). Supaya lebih yakin coba tanyakan ke Studienberater. Ada kalanya alamat ini tidak berupa nama jalan, melainkan Postfach atau P.O Box. Cukup dituliskan saja seperti biasa, nama universitas kemudian International Office kemudian Postfach 1234 (nomor Postfachnya) yang penting ada kode pos dan kota yang dituju. Berdasarkan pengalaman saya mengirim ke alamat tanpa nama jalan (hanya postfach, untuk Uni Bonn dan TU Braunschweig), semua pendaftaran saya sampai ke tempat tujuan dengan tepat waktu. Ini beberapa alamat untuk pendaftaran universitas yang saya pakai. Untuk metode pengiriman menggunakan pos, bisa melihat post ini
8. Memastikan dokumen kamu sampai dengan cara mengirimkan email ke bagian Immatrikulationsamt, menanyakan apakah pendaftaran yang kamu kirim sudah diterima. Ada kalanya pihak universitas tidak mau menjawab secara personal tentang pendaftaran kamu. Ini tidak masalah, nantinya kamu pun akan tetap mendapatkan email bahwa pendaftaran kamu sudah diterima "Ihr Antrag auf Zulassung ist eingegangen" dan akan diproses.
9. Menunggu jawaban dari universitas. Jawaban universitas bisa langsung didapat atau bisa memakan waktu yang cukup lama. Pastikan untuk secara rutin mengecek email kamu, mungkin saja misal universitas sudah mengirimkan Zulassung tapi akun kamu email ini masuk dalam folder Junk / Spam. Silakan membaca link ini untuk informasi lebih lanjut.

Update 08. 07. 2013

Ini pengalaman pribadi saya sih, dari 8 universitas yang saya daftar, berikut status pendaftaran saya saat ini:

1. Universität Hannover - diterima: Chemie
2. TU Braunschweig - diterima: Chemie
3. Karlsruher Institut für Technologie - diterima: Chemieingenieurwesen und Verfahrenstechnik
4. Universität Ulm - diterima: Chemieingenieurwesen
5. Universität Bonn - diterima: Ernährungs - und Lebensmittelwissenschaften (NC)
6. RWTH Aachen - diterima: Chemie (NC)
7. TU München - diterima: Technologie und Biotechnologie der Lebensmittel
8. TU Berlin - diterima: Lebensmitteltechnologie (NC)

Setelah mendapat Zulassung ke-7 dari München saya memutuskan langsung mengambil tempat di TUM

Prosedur Pembuatan Visa Studi

• Membooking jadwal pembuatan visa. Membooking jadwal dilakukan secara online di sini. Perlu diingat bahwa khususnya untuk bulan Mei - Juli / November - Januari banyak sekali mahasiswa yang ingin mengajukan visa (mulai start kuliah Wintersemester Oktober sedangkan Sommersemester Maret) sehingga dianjurkan untuk mengajukan visa minimal 2-3 bulan sebelum keberangkatan / sebelum kuliah dimulai. (khusus untuk Berlin bahkan minimal 3 bulan sebelumnya)  Untuk itu disarankan untuk membooking appointment visa satu bulan sebelumnya. Maksudnya, misal ingin berangkat ke Jerman bulan Agustus untuk kuliah di bulan Oktober, maka mengajukan visa sekitar akhir Mei - Juni, tapi membooking appointment dari bulan Mei. Jika membuat appointment berdekatan dengan hari pengajuan maka dipastikan pada bulan-bulan seperti diatas semua jadwal sudah dibooking orang lain. 
• Setelah membooking appointment maka kedutaan Jerman akan mengirimkan email yang berisi bukti appointment pembuatan visa. Print email ini dan tunjukkan kepada satpam kedutaan di hari H.
• Membaca ketentuan-ketentuan pembuatan visa di sini
• Mendownload formulir visa
• Mengisi formulir selengkap-lengkapnya dalam bahasa Jerman. Petunjuk pengisian bisa dilihat di tulisan ini  
• Mempersiapkan semua dokumen yang diperlukan SEMUA 2 RANGKAP (per dokumen dikopi 2 kali). Daftar dokumen-dokumen yang harus disiapkan bisa dibaca di posting ini.
• Datang ke kedutaan sesuai jam yang telah tertera di perjanjian.  Kedutaan Jerman letaknya di Bundaran HI, di seberang Hotel Indonesia / Grand Indonesia, persis di sebelah Hotel Mandarin. Bagi yang membawa mobil bisa parkir di Hotel Mandarin dan berjalan keluar ke kedutaan. Perhatian: Bawa barang seperlunya! (HP, dokumen-dokumen tidak perlu membawa tas besar-besar). Sedikit info buat yang mengajukan visa setelah jam makan siang, kedutaan Jerman tutup dari jam 12.00 hingga 13.00 untuk istirahat makan siang. Saya sendiri mengajukan visa tanggal 20 Juni 2013 pukul 13.00 dan akhirnya harus menunggu di luar kedutaan hingga kira-kira pukul 12.45 baru diperbolehkan masuk ke kedutaan.
• Memberitahukan diri ke satpam kedutaan. Sebelum diperbolehkan masuk maka kamu akan diminta untuk menunjukkan paspor ke satpam. Data di paspor nantinya akan dicocokkan dengan data yang kamu masukkan saat membuat appointment visa (nama, tanggal lahir, nomor paspor). Jika cocok maka kamu baru boleh masuk.
• Melewati pos pemeriksaan. Di pos pemeriksaan ini kamu diminta mematikan dan menyerahkan semua barang elektronik. Barang-barang kamu akan dimasukkan ke dalam loker di pos pemeriksaan dan kamu akan mendapat pas masuk serta kunci dari loker tersebut.
• Mendatangi loket visa di lantai dua. Setelah melewati pos pemeriksaan maka langsung saja naik ke lantai dua (di sebelah tangga ada tulisan loket visa, lantai 2). Nantinya setelah kamu masuk ke ruangan untuk pengajuan visa akan ada satu petugas lagi yang akan menanyakan appointment kamu, jika memang sudah terdaftar kamu akan diarahkan ke loket untuk membuat visa. Pada saat saya mengajukan visa, saya diarahkan menuju loket 4 yang memang diperuntukkan untuk membuat residence permit. 
• Menunggu panggilan. Di dekat loket kamu bisa menunggu di kursi-kursi yang tersedia. Nantinya petugas visa akan memanggil nama kamu dan kamu langsung membawa dokumen-dokumen yang diperlukan. Nah pengalaman saya dan beberapa teman yang juga membuat visa (di hari yang berbeda) ternyata berbeda-beda. Waktu itu saya sudah menyerahkan semua dokumen-dokumen yang diminta, tapi ternyata Ijazah, SKHUN, Rapor Kelas 3 beserta terjemahannya dikembalikan oleh petugas visa, dengan alasan jika sudah memiliki surat undangan (Zulassung) dan ijazah kelulusan Studienkolleg (FSP) maka tidak perlu lagi menyertakan Ijazah SMA. Namun beberapa teman saya juga ada yang Ijazah SMAnya tidak dikembalikan. Jika kamu tidak berdomisili di Jakarta, ada baiknya juga untuk menanyakan apa visa kamu bisa diambil di konsulat kehormatan di kota kamu. Petugas visa waktu itu kebetulan menanyakan saya apakah mau visanya diambil di konsulat di Surabaya, tapi dengan syarat saya harus meninggalkan paspor saya. 
• Membayar biaya administrasi. Setelah dokumen-dokumen kamu diperiksa oleh petugas visa, maka kamu akan diminta membayar biaya administrasi sebesar 60 Euro, dibayar dalam rupiah sesuai dengan kurs yang ada. Jadi sekitar Rp 800.000,- tergantung kurs yang berlaku pada hari itu. 
• Memasukkan sidik jari. Kamu akan diminta untuk memasukkan sidik jari, seperti layaknya pembuatan visa pada umumnya. Pastikan jari tidak kotor dan basah / berkeringat. Ada baiknya untuk membawa tisu / sapu tangan untuk mengantisipasi hal ini.
• Memeriksa ulang formulir visa. Informasi yang sudah kamu tulis di formulir akan dimasukkan ke komputer dan di print. Print out ini nanti akan diberikan ke kamu, beserta dokumen-dokumen yang kamu serahkan, untuk sekali lagi diperiksa. Pada tahap ini bagian-bagian formulir yang kurang atau belum diisi juga akan diberitahu oleh petugas visa. Pada print out yang diberikan oleh kedutaan jika memang data-data yang diketik sudah benar kamu diminta menandatangani print out ini dan memberikan nomor telepon yang bisa dihubungi.
• Setelah semua proses telah selesai, kamu akan diberi bukti pembayaran visa yang bisa kamu pakai untuk mengambil visa kamu saat jadi (Abholnachweis). Petugas visa yang melayani saya mengatakan bahwa proses visa akan memakan waktu sekitar 5-6 minggu, dan visa akan dikirim ke konsulat Surabaya jika sudah jadi.

P.P.S: Ohya, untuk masalah interview, saya sendiri nggak terlalu ditanya macam-macam, hanya tujuan pengajuan visanya apa, kapan selesai Studienkollegnya, dimana Studienkollegnya. Saya juga tidak disuruh mengisi Fragebogen tentang universitas, namun ada teman saya yang disuruh. Menurut saya ini tergantung dari petugas visanya juga.


Update: setelah agak was-was juga, akhirnya tanggal 24 Juli 2013 visa saya selesai, dan 2 hari kemudian dikirimkan ke konsulat kehormatan di Surabaya. Untuk yang tinggal di luar kota dimana ada konsulat kehormatan, bisa juga minta untuk dikirimkan ke konsulat, tapi syaratnya harus menitipkan paspor di kedutaan, dan waktu ambil visa saya diminta bayar biaya 20.000 untuk biaya pengiriman.

Nah, berdasarkan dari pengalaman saya, ada beberapa tips yang bisa saya berikan:

• Bagi lulusan Studienkolleg: coba untuk menanyakan ke petugas visa apakah ijazah SMA dan terjemahannya perlu disertakan juga. Karena dalam kasus saya, petugas visa malah mengembalikan ijazah SMA, rapor kelas XII, dan SKHUN saya beserta terjemahannya dengan alasan ijazah Feststellungsprüfung dari Studienkolleg dan Zulassung dari Universitas sudah cukup. Jika memang boleh hanya dengan ijazah Studienkolleg, lumayan juga buat menghemat stok ijazah terutama terjemahan yang biayanya cukup mahal
• Jika sudah 3-4 minggu lebih tidak mendapat kabar, coba kontak ABH yang bersangkutan. Lihat posting saya tentang ini di sini.
• Bagi yang visanya dikirimkan ke konsulat kehormatan, jika merasa pada hari itu visa seharusnya sudah datang (ada info dari kedutaan di Jakarta bahwa visa akan sampai di konsulat pada tanggal itu), coba kontak konsulat kehormatan tersebut. Saya sendiri tidak dihubungi oleh konsulat padahal visa saya sudah sampai, dan saat mengontak konsulat baru diinfokan bahwa visa saya sudah jadi.
• Untuk pemilihan appointment, sepertinya lebih baik memilih jam pagi, sebelum makan siang. Berdasarkan pengalaman teman saya yang jam appointmentnya siang namun datang kepagian (sebelum jam makan siang), dia akhirnya didahulukan oleh petugas loket. Sedangkan appointment saya jam 13:00, dimana saya datang jam 12:00 dan kedutaan sedang ditutup karena istirahat makan siang, maka akhirnya saya harus menunggu di luar kedutaan.

Vorpraktikum

Salah satu persyaratan untuk diterima di universitas Jerman adalah menyelesaikan beberapa minggu Vorpraktikum, atau kerja magang (internship). Pada dasarnya universitas di Jerman mau calon mahasiswanya mempunyai sedikit pengetahuan tentang jurusan yang akan diambil, jadi bukan benar-benar dari nol. Hampir semua universitas memperbolehkan calon mahasiswa untuk mencari tempat magang mereka masing-masing. 

Berapa lama saya harus melakukan Vorpraktikum?

Jangka waktu Vorpraktikum yang harus diselesaikan berbeda-beda, tergantung dari universitas masing-masing, tapi kira-kira sekitar 4-8 minggu. Jadi prinsipnya, untuk dapat lulus dan mendapatkan gelar Bachelor, mahasiswa diminta untuk menyelesaikan sekitar 12-16 minggu kerja magang. Nah sekitar 4-8 minggu dari waktu magang ini harus kamu selesaikan sebelum kamu memulai studi (ada juga yang meminta sebelum kamu masuk ke semester 2 / 3). Jadi, jika kamu menyelesaikan lebih banyak waktu magang di awal, maka nantinya "hutang" waktu magang yang harus kamu lunasi lebih sedikit. Perlu diingat, bahwa di Jerman sendiri kebanyakan universitas tidak memberikan semester khusus untuk magang. Jadi kamu perlu menyempatkan waktu tersendiri untuk kerja magang selama kuliah.

Apa ini sebuah keharusan?

Tergantung dari universitas masing-masing. Ada universitas yang meminta Vorpraktikum sebagai syarat pendaftaran, ada yang tidak. Namun kebanyakan universitas mensyaratkan penyelesaian kerja magang sebagai syarat untuk lulus. Jadi, menurut saya, lebih baik menyelesaikan 6-8 minggu Vorpraktikum sebelum studi, jadi nantinya saat kuliah di Jerman kita tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari tempat kerja magang.

Apa yang harus dilakukan selama Vorpraktikum?

Ini juga bisa ditanyakan ke universitas masing-masing. Untuk saya, karena saya akan studi di jurusan Teknologi Pangan (Lebensmitteltechnologie), maka kebanyakan dari pekerjaan magang saya berhubungan dengan pekerjaan laboratorium, seperti uji bahan makanan, membandingkan pengaruh zat tertentu pada bahan makanan, dll. Pada dasarnya yang perlu kita kuasai adalah sedikit skill dan pengetahuan tentang jurusan yang akan dimasuki.

Apa yang harus saya tunjukkan sebagai bukti?

Tentunya setelah kita menyelesaikan masa magang kita akan mendapatkan sebuah surat dari perusahaan / instansi tempat kita magang dimana kita telah menyelesaikan masa magang kita dan apa saja hal-hal yang dipelajari selama magang. Surat ini disebut Praktikumsnachweis / Praktikumsbescheid. Umunya surat inilah yang harus ditunjukkan ke universitas pada masa daftar ulang (Einschreibung). Namun ada kalanya beberapa universitas meminta kita membuat laporan sebagai bukti kita menyelesaikan masa magang. 

Apa isi Praktikumsnachweis?

Isi Praktikumsnachweis kira-kira menjelaskan bahwa kamu telah menyelesaikan Vorpraktikum dari tanggal berapa sampai tanggal berapa, dimana kamu telah mempelajari beberapa hal. Praktikumsnachweis umumnya bisa dibuat dalam bahasa Jerman dan Inggris (karena tentunya tidak semua employer mengenal bahasa Jerman). Berikut sedikut contoh isi Praktikumsnachweis yang saya buat. 

Praktikumsnachweis

Frau / Herr (nama kamu), geboren am (tanggal lahir) in (tempat lahir), wohnhaft in (alamat), hat bei uns in dem Zeitraum von (mulai magang) bis (selesai magang) ein Praktikum / Vorpraktikum in den Bereichen (bidang magang). Während des Praktikums hat sie folgende Tätigkeiten ausgeübt:

(dalam bentuk poin-poin, tuliskan secara jelas sekitar 5 hal yang sudah kamu pelajari)

Frau / Herr (nama) hat alle ihre übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit ausgeführt. Sie arbeitete sich in kürzester Zeit selbständig in alle relevanten Themenbereiche ein und zeigte über das Normalmaß weit hinaus gehenden Einsatz bei der Erledigung ihrer Aufgaben.


Tempat, Tanggal dibuatnya surat

(Tanda Tangan)
Nama Penulis Surat
Jabatan

 

Mencari tempat Vorpraktikum memang tidak mudah, kecuali jika kita mencari tempat Vorpraktikum di Jerman. Disana memang banyak perusahaan-perusahaan yang menawarkan program Vorpraktikum bagi calon mahasiswa. Tapi jika ingin menyelesaikan Vorpraktikum di Indonesia, tentunya tidak mudah mencari tempat karena memang orang-orang di Indonesia masih asing dengan istilah Vorpraktikum. Apalagi dengan kualifikasi kita yang tentunya masih sangat kurang, baru lulusan SMA dan hanya menginginkan kerja untuk beberapa minggu saja. Saya sendiri sudah menyelesaikan Vorpraktikum di dua tempat. Satu di sebuah pabrik kenalan orang tua dan satu lagi di sebuah lab di universitas. Saran saya, koneksi sangat berperan untuk mendapatkan tempat praktikum. Selain itu, jangan mengharapkan untuk mendapatkan bayaran. Penting diingat bahwa disini yang kita cari bukanlah uang, tapi pengalaman dan pengetahuan yang bisa dipakai di masa kuliah nanti.

Beberapa Alamat untuk Pendaftaran ke Universitas

Seringkali universitas di Jerman memiliki banyak alamat yang membuat pendaftar bingung, kemana kita harus mengirimkan pendaftaran. Berikut saya tuliskan beberapa alamat Immatrikulationsamt, kantor yang mengurus soal pendaftaran di universitas-universitas yang pernah saya daftar.

TU Braunschweig:

TECHNISCHE UNIVERSITÄT BRAUNSCHWEIG

INTERNATIONAL OFFICE

POSTFACH 3329

38023 BRAUNSCHWEIG

GERMANY

Uni Bonn

UNIVERSITÄT BONN

ABT. 1.3 STUDENTENSEKRETARIAT / DEZERNAT 1

POSTFACH, POSTANSCHRIFT 53012 BONN

53012 BONN

GERMANY

RWTH Aachen

RWTH AACHEN UNIVERSITY

INTERNATIONAL OFFICE - ABT. 2.1 

TEMPLERGRABEN 57

52062 AACHEN

GERMANY

TU München

TECHNISCHE UNIVERSITÄT MÜNCHEN

IMMATRIKULATION DES SSZ

ARCISSTRASSE 21

80333 MÜNCHEN

GERMANY

KIT

KARLSRUHER INSTITUT FÜR TECHNOLOGIE

INTERNATIONAL STUDENTS OFFICE

ADENAUERRING 2

76128 KARLSRUHE

GERMANY

Uni Hannover

LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER

IMMATRIKULATIONSAMT

WELFENGARTEN 1

30167 HANNOVER

GERMANY

Setelah mendaftar, lalu?

Jika kamu sudah mengirimkan semua dokumen-dokumen pendaftaran dan dokumen kamu sudah sampai ke universitas tujuan, ada 2 kemungkinan:

• Kamu mendaftar ke jurusan Zulassungsfrei (tanpa NC), begitu dokumen-dokumen kamu terbukti lengkap, kamu langsung mendapat Zulassung. Entah dalam bentuk email atau kamu harus mengecek ke online account yang kamu pakai untuk mendaftar. Zulassung ini bisa langsung di print dan dipakai untuk mengajukan visa studi.
• Kamu mendaftar ke jurusan Zulassungsbeschränkt (dengan NC), begitu dokumen-dokumen kamu terbukti lengkap, kamu akan dimasukkan ke dalam ranking. Nantinya semua aplikasi (sampai dengan akhir deadline aplikasi 15 Juli) akan diurut berdasarkan nilai. Jumlah orang yang diterima disesuaikan dengan jumlah tempat yang ada. Jadi, misal pendaftar 500, jumlah 300, maka yang diterima adalah pendaftar ranking 1-300. Zulassung / kabar penerimaan biasanya akan keluar sekitar akhir Juli / awal Agustus. Surat penolakan akan keluar sekitar September.

Update:

Untuk jurusan dengan NC, Zulassung akan keluar sekitar awal Agustus hingga tengah Agustus. Jika memang kamu merasa Zulassung di universitas itu seharusnya sudah keluar, coba kirim email dan tanyakan apakah Zulassung sudah keluar karena bisa saja Zulassung kamu sebenarnya sudah dikirim lewat pos. Jika ini halnya maka kamu bisa meminta scan / file dari Zulassung kamu untuk dikirim lewat email dengan alasan untuk aplikasi visa. Pada Zulassung biasanya tertera Annahmefrist, ini berarti kamu harus mengambil Studienplatz ini paling lambat pada tanggal yang tertera di Annahmefrist. Jadi, jika melewati tanggal ini kamu tidak memberikan kabar maka Studienplatz kamu akan diberikan kepada orang lain dan Zulassung kamu tidak berlaku. 

uni-assist e.V

uni-assist adalah sebuah badan perwakilan dari universitas-universitas di Jerman. Tugas uni-assist adalah membantu universitas dalam mengecek keaslian dokumen. Sebagian dari universitas di Jerman sudah tergabung dengan uni-assist dan meminta pendaftar dari luar Jerman (ausländischer Bewerber) untuk mendaftarkan lewat uni-assist.

Kenapa saya harus mendaftar lewat uni-assist?

Di uni-assist nanti pendaftaran kamu akan diperiksa keaslian dan kelengkapan dokumennya. Selain itu nilai-nilai akhir kamu akan diubah ke nilai menurut sistem Jerman. Setelah uni-assist selesai memeriksa dan mengecek dokumen, nantinya pendaftaran kamu akan diteruskan di jurusan masing-masing. Jika kamu mendaftar ke jurusan tanpa NC, maka kamu akan segera mendapat Zulassung dari universitas. Tetapi jik kamu mendaftar ke jurusan dengan NC, maka pendaftaran kamu akan diproses dengan pendaftar-pendaftar lainnya. PENTING: Sebelum mendaftar, cek / tanyakan kepada universitas yang dituju apakah lulusan Studienkolleg (pemegang Ijazah Feststellungsprüfung perlu untuk mendaftar lewat assist atau apa bisa langsung ke universitas tersebut. Ada beberapa universitas yang memperbolehkan siswa dari luar Jerman untuk mendaftar langsung ke universitas jika sudah menyelesaikan Studienkolleg)

Apa keuntungan mendaftar lewat uni-assist?

Berdasarkan pengalaman saya berurusan dengan uni-assist, ada keuntungan dan kerugiannya. Beberapa keuntungannya antara lain:

• Menghemat dokumen. Bagi kita yang ingin mendaftar ke beberapa universitas yang tergabung dalam uni-assist, maka kita hanya memerlukan 1 set dokumen seperti Ijazah, Rapor, terjemahan, dll. Sisa dokumen lainnya bisa kita pakai sebagai cadangan di Jerman atau untuk mendaftar ke universitas lain yang tidak tergabung dalam assist.
• Menghemat biaya kirim. Semua pendaftaran untuk beberapa universitas dikirimkan ke alamat uni-assist sehingga cukup membayar sekali biaya kirim dibandingkan jika mengirim ke universitas yang berbeda satu-persatu.

Apa kerugian mendaftar lewat uni-assist?
Terlepas dari keuntungan-keuntungan diatas, saya sarankan bagi pendaftar yang universitasnya termasuk uni-assist untuk mendaftar ke beberapa universitas lain sebagai cadangan, karena ada beberapa kinerja uni-assist yang saya lihat merugikan:

• Biaya pendaftaran. Bagi kita yang ingin mendaftar lewat uni-assist, terdapat biaya pemeriksaan yang cukup lumayan yang harus dibayar. Pendaftaran ke universitas langsung sendiri sebenarnya tidak dikenakan biaya (selain biaya pengiriman dokumen)
• Kinerja uni-assist lama. Butuh waktu sekitar 4-6 minggu bagi uni-assist untuk mengecek dokumen. Waktu yang cukup lama tentunya, apalagi jika kita mengirimkan pendaftaran cukup mepet. Sebagai contoh dalam kasus saya, saya mengirimkan pendaftaran ke uni-assist secara pos sekitar tanggal 8 Mei 2013 lewat pos, dan dokumen saya sampai seminggu kemudian, tanggal 16 Mei 2013. Saya telah mendapatkan bukti dari uni-assist bahwa dokumen ini sudah masuk, tapi sampai saat ini (9 Juni 2013) belum ada kabar lebih lanjut tentang apakah dokumen saya sudah dikerjakan atau belum.
• Layanan konsultasi yang kurang efektif. uni-assist belakangan menutup layanan pertanyaan lewat email dan meminta kita menggunakan "Kontaktformular". Berdasarkan pengalaman saya berhubungan dengan email lewat uni-assist, balasan email saya berjarak cukup lama dari waktu saya menulis email.

Berapa biaya yang dibutuhkan untuk mendaftar lewat uni-assist?

Sampai saat tulisan ini ditulis, biaya pendaftaran uni-assist berjumlah sebagai berikut:

• Pendaftaran 1 Universitas / universitas pertama dari beberapa universitas (per semester, per jurusan): 68 Euro
• Pendaftaran universitas kedua dan seterusnya:  15 Euro.

Jadi, jika kita misalnya ingin mendaftar ke 4 universitas, maka biaya yang harus dibayar adalah: 68 + 15 + 15 + 15 = 113 Euro. Jika kita semester kedepan ingin mendaftar lagi, maka kita harus kembali membayar 68 Euro, bukan 15 Euro.

Bagaimana mentransfer uang ini?

Sayangnya untuk wilayah Indonesia pembayaran tidak bisa dilakukan menggunakan kartu kredit. Jadi pilihannya ada 2: transfer bank atau transfer lewat Moneygram. Saya sendiri transfer lewat bank, jadi maaf bila saya tidak bisa menuliskan proses pengiriman uang lewat Moneygram karena saya tidak pernah menggunakan layanan tersebut. Cara transfer bank cukup mudah. Di halaman ini terdapat cara-cara pembayaran ke uni-assist. Untuk cara transfer, cukup mengisi formulir transfer. Data-data rekening uni-assist bisa ditemukan di http://www.uni-assist.de/bank-account.html. Jangan lupa untuk menuliskan berita transfer dengan format seperti ini:

ASAL NEGARA.  TANGGAL LAHIR. NAMA BELAKANG (SPASI) NAMA DEPAN. SEMESTER YANG DIDAFTAR. NOMOR PENDAFTAR / BEWERBERNUMMER UNI-ASSIST

Semuanya ditulis dalam huruf besar, jadi contohnya seperti ini:

INDONESIEN. 01.01.2000. KUNCORO FELICIA. WS13/14. 123456

Untuk informasi lebih lanjut tentang pendaftaran lewat uni-assist, bisa dilihat di sini dan di link-link yang ada di website uni-assist. Menurut saya informasi di website ini sudah cukup jelas.

Update:

Sekitar 4-5 minggu setelah saya mengirimkan aplikasi saya ke uni-assist, pertengahan Juni lalu saya barusan mendapat kabar dari uni-assist tentang Bewerbung saya. Kabar dari uni-assist ini dalam bentuk dua email.

Email pertama berisi file pdf hasil perhitungan nilai ijazah SMA saya. Jadi nanti akan diberitahu oleh assist, berapa nilai akhir SMA kamu jika diubah ke sistem nilai Jerman. Nilai ini dirata-rata dengan nilai FSP dan inilah yang menjadi nilai akhir kamu. Di dokumen ini juga tertulis, bahwa dengan ijazah ini kamu bisa mendaftar ke jurusan apa (karena saya SMA jurusan IPA dan mengambil Studienkolleg T Kurs maka di dokumen saya ditulis "Technische, mathematische, und naturwissenschaftliche Fächer".

Di email kedua terdapat file pdf berisi hasil pemeriksaan dokumen dan status aplikasi kamu. Jika aplikasi kamu memenuhi syarat maka akan tertulis:

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir in Kürze Ihre Bewerbung elektronisch an die Uni ... zur weiteren Bearbeitung übermitteln werden. Ihre Unterlagen erfüllen die von der Hochschule festgelegten Vorprüfungs-Kriterien für eine Bewerbung für den gewünschten Studiengang. Die Hochschule wird Ihre Bewerbung nun weiterbearbeiten und Sie zu gegebener Zeit darüber informieren, ob Sie zum Studium zugelassen werden können oder nicht. 

Jika aplikasi kamu karena suatu hal tidak bisa dikirimkan ke universitas yang bersangkutan, maka uni-assist akan memberitahu kamu juga tentang hal ini dan alasannya. Nah pengalaman saya sendiri dari 4 aplikasi yang saya daftarkan melalui uni-assist, 2 dari itu tidak bisa dikirimkan ke universitas yang bersangkutan, karena ternyata lulusan Studienkolleg harus mendaftar langsung ke universitas, bukan melalui uni-assist. Di email yang saya dapat ditulis bahwa uni-assist menawarkan untuk mengembalikan biaya administrasi saya dengan potongan 10 Euro. Tapi dengan syarat bahwa uni-assist hanya mau mengembalikan biaya ke rekening Jerman bukan rekening luar negeri. Setelah aplikasi kamu diteruskan ke universitas, maka universitas akan memproses aplikasi kamu. Jika jurusan yang kamu daftar tidak ada NC, maka kamu bisa mendapat Zulassung dalam waktu dekat.


Update (05.07.2013):

Tanggal 25 Juni kemarin, saya akhirnya mendapat Zulassung dari Universität Ulm, setelah beberapa minggu sebelumnya aplikasi saya dikirimkan ke universitas ini oleh uni-assist.

Sistem Nilai di Jerman

Di Jerman berlaku sistem penilaian yang berbeda dengan sistem penilaian SMA / universitas di Indonesia. Sistem nilai yang dipakai mirip dengan sistem nilai A - E, namun bedanya ini memakai angka 1-5, dimana 1 adalah nilai yang paling baik dan 5 berarti tidak lulus. 

• 1 (sehr gut) = sekitar 89 hingga 100 persen
• 2 (gut) = sekitar 80 -89 persen
• 3 (befriedigend) = sekitar 67-79 persen
• 4 (ausreichend) = sekitar 50-66 persen
• 5 (mangelhaft) = 30-49 persen

Sama seperti sistem penilaian Amerika, ada juga tambahan + atau -. Jadi setiap angka dibagi lagi menjadi 3, (1+, 1, 1-). Nilai yang saya tulis diatas itu hanya perkiraan, bisa berbeda-beda untuk setiap universitas. Studienkolleg saya sendiri memiliki sebuah tabel untuk mengubah nilai dari persen ke nilai jerman (1-5) yang dimana tabel nilai untuk pelajaran Matematika, Kimia, dan Fisika berbeda dengan tabel nilai untuk pelajaran Bahasa Jerman (pelajaran Bahasa Jerman tentunya memiliki batas nilai yang lebih tinggi dibandingkan pelajaran eksakta). Jadi misalnya jika untuk pelajaran eksakta nilai 49% masih dianggap lulus dengan nilai 4-, maka di pelajaran bahasa Jerman ini sudah termasuk nilai 5 yang berarti tidak lulus. Nilai 4- di pelajaran bahasa Jerman sama dengan angka 60.

Dalam sebuah ujian (Klausur) misalnya, nantinya nilai kita akan diubah ke dalam bentuk persen, kemudian dengan tabel nilai akan bisa diketahui apakah kita mendapat 1+, 2-, atau 3. Untuk ujian Feststellungsprüfung (FSP), nilai minimum kelulusan adalah 4,0. Namun dengan nilai 4,0 kamu tentunya tidak bisa mendaftar jurusan-jurusan yang memiliki NC yang ketat seperti Medizin, Architektur, Food Chemistry, dll. Untuk jurusan yang sangat diminati seperti Kedokteran dan Farmasi misalnya, batas nilai NC yang diminta rata-rata 1,5 hingga bahkan 1,0! Jika nilai kamu lebih dari ini maka kesempatan untuk diterima sangat sangat kecil, atau kamu mungkin akan dimasukkan ke Wartezeit (masa tunggu) yang bisa mencapai 12 semester alias 6 tahun!

Nilai saya yang mana yang dipakai sebagai perhitungan universitas?

Jika kamu lulusan SMA dan Studienkolleg, berarti nilai yang diperhitungkan oleh universitas adalah kedua nilai ini. Nantinya hasil rata-rata nilai UN kamu akan dihitung dan diubah ke nilai Jerman, kemudian dirata-rata dengan nilai FSP. Ini yang nantinya menjadi nilai Abitur (UN Jerman) kamu yang akan diperhitungkan oleh universitas. Jika kamu memiliki hasil TestAS yang bagus, beberapa universitas bahkan bisa mengurangi nilai kamu hingga beberapa poin sesuai dengan perolehan nilai TestAS. Misal, jika nilai yang kamu peroleh 2,5 namun nilai TestAS kamu bagus, bisa jadi kamu mendapatkan pengurangan hingga 0,8 poin jadi akhirnya nilai kamu menjadi 1,7. Seberapa besar pengurangan yang bisa kamu dapatkan, juga tergantung universitas masing-masing. Tidak semua universitas menawarkan pengurangan nilai ini. Ada juga universitas yang dimana TestAS tidak memiliki pengaruh apa-apa terhadap nilai kamu.

Orientierungstest

Saat ini semakin banyak universitas di Jerman yang meminta bukti keikutsertaan dalam Orientierungstest sebagai syarat pendaftaran. Orientierungstest ini pada dasarnya adalah tes minat. Kamu akan diberi serangkaian pertanyaan seputar bidang yang berbeda-beda, dan kamu bisa menjawabnya dengan "Sangat cocok untuk saya" hingga "Tidak cocok sama sekali untuk saya". Gunanya adalah untuk mengetahui jurusan apa yang cocok untuk kamu. Cara berpartisipasi dalam tes ini sangat mudah. Orientierungstest apa yang diminta oleh universitas, tergantung dari universitas itu masing-masing. Saya sarankan sebelum mengirimkan aplikasi kamu menggoogle terlebih dahulu apakah ada Orientierungstest khusus bagi universitas yang akan dituju dengan keyword "Orientierungstest (uni yang dimaksud)". Selama proses mendaftar universitas saya menemukan beberapa variasi Orientierungstest yang berbeda-beda, antara lain:

• http://was-studiere-ich.de. Ini merupakan Orientierungstest yang dikeluarkan oleh Mendiknas negara bagian (Bundesland) Baden Württemberg dan berlaku wajib untuk semua universitas di wilayah ini. Jadi, semua siswa yang ingin mendaftar ke universitas di wilayah Baden Württemberg harus menunjukkan bukti keikutsertaan tes ini. Pengerjaan tesnya cepat sekitar 15-20 menit saja. Di akhir tes akan ada bukti keikutsertaan (Teilnahmebestätigung) yang bisa didownload dan print outnya dikirim bersama dengan pendaftaran.
• SelfAssesment RWTH Aachen. Semacam tes kemampuan untuk mengetahui kemampuan kamu menjawab pertanyaan yang relevan dengan jurusan yang diinginkan. Pengerjaan tes ini sekitar 1,5 jam. Cara mengikutinya, buat account di website Selfassesment, kerjakan tes yang sesuai dengan jurusan yang diinginkan (bukan tes minat general karena tidak ada Teilnahmebestätigung). Setelah mengerjakan tes ini maka akan ada Teilnahmebestätigung (sertifikat partisipasi) yang bisa didownload dalam bentuk pdf dan di print. Print out dari sertifikat ini harus dikirimkan bersama dengan pendaftaran ke RWTH Aachen.
• Orientierungstest Fachhochschule NRW. Khusus untuk siswa yang ingin mendaftar ke Fachhochschule/ FH (University of Applied Science) yang berada di Bundesland Nordrhein-Westfallen, harus mengikuti tes ini. Sebenarnya soal yang ditanyakan sama dengan Orientierungstest Universitas Baden Württemberg, tapi Teilnahmebestätigung yang dikeluarkan berbeda

Apa Orientierungstest ini mempengaruhi kesempatan saya diterima?

Nah untuk pertanyaan ini, saya juga kurang tahu karena saya sendiri tidak bekerja di bagian penerimaan. Tapi setahu saya, yang penting adalah menyertakan bukti keikutsertaan tes ini. Di Teilnahmebestätigung sendiri hanya akan tertulis bahwa kamu sudah mengikuti tes ini, tidak tercantum hasil tes. Tapi setelah mengerjakan tes kamu akan diberi TAN number. Dengan nomor ini kamu bisa melihat kembali hasil tes yang telah kamu kerjakan. Tapi bukan berarti kita bisa dengan asal mengerjakan tes ini karena bisa jadi, universitas meminta kita memberikan TAN number ini pada saat daftar ulang.

Mencari Tempat Tinggal di Sekitar BSD (bagi murid Studienkolleg Indonesia)

Studienkolleg Indonesia, pada saat saya masih disana, letaknya di Deutsche Internationale Schule (DIS), Jalan Puspa Widya No 8, di belakang Rumah Sakit Medika BSD. Tapi menurut informasi yang saya dapat mulai bulan Mei kemarin Studienkolleg Indonesia sudah pindah di German Centre. Tempatnya tetap di BSD, tapi German Centre ini dekat dengan mall Teraskota dan Rumah Sakit Eka Hospital, di seberang Supermarket Giant BSD. Selama saya menjadi murid Studienkolleg dan tinggal di BSD sendiri, saya rasa daerah ini cukup nyaman buat anak kos karena hampir semua yang dibutuhkan bisa dicapai hanya dengan beberapa menit naik taksi / angkot. Terdapat bioskop, mall (meskipun memang tidak bisa dibandingkan dengan mall di Jakarta), rumah sakit, klinik, supermarket, gereja, masjid, dll. Bagi kamu yang akan ke Studienkolleg Indonesia dan sedang mencari tempat kos, berikut beberapa tempat kos yang saya tahu:

Giri Loka 1 Blok I no 3 

Ini dulu tempat kos saya. Kos ini kos campuran. Tempatnya cukup mudah untuk dicapai. Dari pintu utama BSD (yang ada simbol BSD City, dari arah Alam Sutera) cukup lurus sampai melewati BSD Plaza, nantinya akan ada tulisan "Giri Loka 1". Begitu masuk portal, belok kiri lalu lurus hingga mencapai rumah I/3 yang berada tepat di belakang BSD Plaza. Karena dulu Studienkolleg (Studkol) masih di DIS, jarak tempat kos saya ke Studkol sekitar 10 menit dengan sepeda dan sekitar 25 menit jalan kaki. Biaya kamar kos saya 1,75 jt. Ini termasuk kamar mandi dalam, listrik, cuci baju, air minum, TV, kulkas, tapi tidak termasuk internet. Memang fasilitasnya kurang lengkap (jika melihat harganya yang cukup mahal) tapi yang saya suka dari tempat kos disini adalah akses ke jalan utamanya yang dekat. Di seberang kos (tepat di depan kos) terdapat BSD Plaza. Cukup jalan 1 menit dari kamar kos kita bisa pergi ke BSD Plaza. Mall ini memang tidak terlalu bagus tapi paling tidak kebutuhan sehari-hari seperti Super Indo, Solaria, Holland Bakery, KFC, bahkan Studio XXI ada disini. Dari BSD Plaza kita juga bisa langsung keluar menyegat taksi.

Taman Provence 21
Rumah kos ini dulunya favorit murid-murid Studkol, dan memang isinya khusus untuk anak Studkol, karena sangat dekat dengan DIS, tidak perlu menyebrang jalan besar (tidak seperti jika kos di Giri Loka). Harga kamar sekitar 1,1 sampai 1,5 jt, termasuk internet, listrik, cuci baju, air minum, fasilitas memasak, tapi kamar mandi bersama. Kekurangannya adalah kebersihan rumah kos yang tidak terlalu baik. 

Giri Loka 2 Blok P

Ini juga salah satu tempat kos favorit murid-murid Studkol di masa saya. Harga sewa kamarnya sangat murah (hanya 1 juta per bulan), fasilitasnya lengkap, namun kurang bersih. Salah satu keuntungan di kos ini yaitu penjaga kos juga membuka depot sehingga tidak perlu bingung tentang makanan. 

Puspita Loka Blok G2 no 1 (Puspita House)

Ini tempat kos dari salah satu teman saya. Menurut dia memang tempat kos ini salah satu yang paling baik di BSD. Harganya cukup murah: 1,1 juta per bulan. Kamar mandi di luar, tapi fasilitasnya sangat lengkap, antara lain: air panas, air minum, internet, TV kabel, fasilitas memasak, kulkas, cuci baju, dll. Jarak dari kos ini ke DIS sekitar 5-10 menit dengan sepeda, 30 menit dengan berjalan kaki.

Rumah-rumah kos diatas adalah beberapa tempat yang saya tahu yang dekat dengan Studkol di DIS. Tapi karena Studkol sudah pindah ke German Centre, maka tentu jarak tempat kos diatas lumayan jauh dengan German Centre (jika menggunakan sepeda / jalan kaki). Tapi dengan menggunakan angkot jarak antara tempat kos ke German Centre tidak terlalu jauh, hanya sekitar 5-10 menit. Berikut beberapa tempat kos yang menurut saya lumayan dekat dari German Centre:

Anggrek Loka AC 15

Salah satu dari teman saya juga pernah menempati kos ini. Kamarnya bisa dibilang cukup mewah untuk ukuran kos, harganya pun tidak terlalu mahal (1,5 juta per bulan). Ini termasuk kamar mandi dalam, internet, air minum, cuci baju, dll. Akses dengan toko seperti Indomaret pun cukup dekat. Di sekitar kompleks Anggrek Loka banyak warung-warung tempat makan. Sayangnya kos ini khusus untuk cewek. 

Casa Vanda

Kos ini tepat bersebelahan dengan Anggrek Loka AC 15. Baru saja selesai dibangun akhir tahun 2012. Menurut saya kos ini juga salah satu kos yang mewah. Untuk keamanan maka penghuni kos masuk dengan menggunakan fingerprint scan. Jumlah kamar kos cukup banyak (3 lantai), tapi juga seingat saya kos ini memang diminati jadi mungkin saja penuh. Harga kamar kos sekitar 1,5 juta (seingat saya), termasuk kamar mandi dalam, internet, air minum, microwave, fasilitas dapur yang lengkap, cuci baju, dll. Untuk informasi lebih lanjut silakan klik di sini

Untuk tempat kos lainnya, saya kurang tahu menahu. Yang saya tahu, banyak sekali tempat kos di daerah Anggrek Loka ini, dari yang kurang meyakinkan hingga yang memang cukup mewah didirikan khusus untuk tempat kos. Bagi kamu yang memang sedang mencari tempat kos, cukup tanya ke satpam masing-masing kompleks tentang ada tidaknya tempat kos di daerah itu. Saya sendiri pernah menjelajahi tempat-tempat kos di daerah Anggrek Loka untuk menemani teman yang sedang mencari kos dan menemukan cukup banyak tempat kos di daerah ini.

Update!

Boulevard Residence
Baru-baru ini saya mendapat info dari teman saya yang sekarang sedang belajar di Studienkolleg di German Centre. Dia sendiri kos di daerah Boulevard Residence dan menurut saya tempat kosnya sangat strategis. Letaknya persis di belakang Alfa Midi (Ada gang kecil dengan tulisan "Boulevard Residence"). Cukup masuk di gang ini dan kamu akan menemukan banyak sekali tempat kos yang bisa dipilih. Harganya memang relatif mahal, sekitar 2 juta per bulan. Tapi fasilitas yang ditawarkan sangat lengkap (bahkan ada TV di dalam kamar) dan lokasi Boulevard lebih strategis daripada Anggrek Loka karena cukup keluar dari kompleks Boulevard, anda akan langsung bisa menuju perempatan utama Anggrek Loka (dimana di seberang kamu bisa melihat Eka Hospital). Karena daerah perempatan, maka untuk menyebrang jalan lebih mudah dengan adanya lampu lalu lintas. Cukup menunggu lampu merah dan kamu bisa menyebrang dengan nyaman. Beda sekali dengan saat saya di daerah Giri Loka dulu, harus menyebrang di jalan besar dimana tidak ada lampu merah atau lampu pejalan kaki dan mobil-mobil sering melaju dengan kecepatan tinggi. Untuk menuju German Centre dari perempatan utama Anggrek Loka, cukup menyebrang ke Eka Hospital, lalu jalan ke arah kiri sampai pojok trotoar (akan ada perempatan lagi dimana kamu akan menemukan Giant). Sampai di perempatan ini, belok kanan ke arah Teraskota. 

Beberapa tips dalam mencari tempat kos:

• Pastikan lingkungan tempat kos tidak terlalu ramai. Ini sangat penting!!! Lingkungan yang ramai (misal, banyak anak kecil, banyak penghuni yang suka ribut) akan membuat kamu susah untuk belajar / mengerjakan tugas
• Jika memang tidak ada kendaraan pribadi, pastikan tempat kos dilalui oleh angkot & transportasi umum lainnya serta taksi, sehingga mempermudah jika inin bepergian
• Tips memilih kamar di sebuah tempat kos: Jangan lupa untuk menguji apakah kamar kos yang akan kamu tempati memiliki koneksi sinyal telepon dan internet yang baik. Meskipun misal tempat kos tersebut mengatakan bahwa memiliki fasilitas internet namun jika kamar jauh dari modem maka bisa terjadi bahwa koneksi internet di kamar akan menjadi lambat atau bahkan sering terputus. Pengalaman saya saat kos, kamar kos saya terletak di lantai 2 sehingga sinyal telepon dan internet selalu penuh. Jauh berbeda dengan saat saya membawa telepon saya ke lantai bawah kos-kosan dimana sinyal telepon langsung hilang.
• Jangan terlalu terburu-buru dalam mencari kos. Jika memang tidak sreg dengan satu kamar kos, jangan buru-buru mengambilnya karena murah. Suasana kos yang tenang dan nyaman menurut pengalaman saya adalah faktor yang paling penting dalam kenyamanan hidup di kos

Mengirim Dokumen Menggunakan Pos

Semua dokumen yang dibutuhkan untuk mendaftar harus dikirimkan lewat pos, bukan hanya di email atau di scan. 2 layanan umum yang digunakan untuk pengiriman dokumen dari Indonesia ke Jerman adalah DHL dan Pos Indonesia (EMS).

• DHL, agen pos dari Jerman. Menawarkan layanan jasa pengambilan ke rumah, tarif sekitar 450-550 ribu rupiah untuk dokumen (kurang dari 500 gram) per amplop per alamat. Sampai sekitar 3 hari
• Pos Indonesia (EMS). Saya sendiri selalu mengirim memakai ini karena lebih murah. Untuk dokumen yang kurang dari 500 gram harga berkisar dari 237 ribu - 289 ribu per amplop per alamat. Sampai sekitar 1 minggu (5 hari kerja). Bisa di tracking di www.posindonesia.co.id dengan memasukkan nomor barcode (EE…. ID)

Motivationsschreiben

Idealnya Motivationsschreiben yang baik adalah 1 halaman A4, sekitar 500-750 kata. Jangan membuatnya terlalu panjang, karena perlu diingat: pihak universitas menerima ratusan bahkan bisa ribuan pendaftar yang masing-masing menulis Motivationsschreiben yang berbeda dan mereka harus membacanya satu-satu. Diusahakan tidak ada kesalahan grammar dan penulisan dalam membuat Motivationsschreiben karena dengan membaca tulisan ini pihak universitas akan tahu kemampuan bahasa Jerman kita seberapa. Ditulis seperti halnya kita akan mengirim email. Diawali dengan Sehr geehrte(r) Damen und Herren, dan ditutup dengan Mit freundlichen Grüßen, nama.

Isi dari Motivationsschreiben: 

• Salam pembuka, perkenalan diri (nama, umur, asal, pendidikan terakhir, jika studkol: Ich habe in diesem Jahr am Studienkolleg … meine Feststellungsprüfung mit der Abschlussnote von … bestanden), pernyataan bahwa dengan tulisan ini saya akan menjelaskan alasan saya mendaftar ke jurusan …. di universitas anda
• Alasan, kenapa tertarik dengan jurusan tersebut (misal jika mendaftar ke jurusan teknik kimia, jelaskan kenapa tertarik dengan kimia / teknik kimia secara general)
• Kenapa ingin studi di Jerman. Jangan hanya menulis "karena murah" atau "karena bagus". Jelaskan lebih spesifik, bagusnya seperti apa, dll. 
• Apa yang menarik dari jurusan yang ditawarkan di universitas tersebut (misal: apa yang membuat kamu tertarik mendaftar ke jurusan teknik kimia universitas X? Apa spesialnya?)
• Ekspektasi pekerjaan (Berufliches Ziel, ingin kerja dimana? Bagaimana bisa masa studi kamu di universitas ini membantu kamu dalam mencapai harapan jabatan yang diinginkan?)
• Schwerpunkt / titik berat yang menarik dari jurusan yang ditawarkan di universitas tersebut (baca modul / studienverlaufsplan dari jurusan yang diinginkan di website universitas. jika ada yang menarik, sebutkan dan berikan alasan mengapa)
• Mengapa ingin studi di universitas tersebut? (kualitasnya kah? keberadaan murid internasional yang banyak? dll)
• Keterangan tentang Vorpraktikum / Berufsausbildung, jika diminta. Apa yang dipelajari selama pengalaman kamu bekerja?
• Deskripsi diri sekilas (sifat-sifat positif, penting: saya senang bekerja sendiri, tapi juga suka berpartisipasi dalam team), hobi, minat
• Penutup (saya tahu bahwa tidak mudah untuk mendapatkan tempat di jurusan ini, tapi saya yakin bahwa saya bisa memenuhi persyaratan yang ada.)

                                              

Lebenslauf, bagaimana cara menulisnya?

Hampir (jika tidak semua) semua universitas meminta kita untuk menyertakan Lebenslauf jika kita ingin mendaftar ke universitas mereka. Lebenslauf ini maksudnya Daftar Riwayat Hidup / CV. Ada dua jenis Lebenslauf, yaitu:

• Tabellarischer Lebenslauf. Ini maksudnya lebenslauf akan berbentuk seperti tabel, hanya berisi data-data kita dalam bentuk poin-poin singkat.
• Schriftlicher Lebenslauf. Lebenslauf dalam bentuk tertulis, data-data kita ditulis dalam bentuk kalimat yang membentuk sebuah paragraf yang koheren. 

Lebenslauf seperti apa yang diminta universitas?

Kebanyakan universitas meminta Lebenslauf dalam bentuk tabellarischer Lebenslauf. Biasanya ada tulisan "lückenloser, tabellarischer Lebenslauf". Ini berarti selain Lebenslauf kamu harus berbentuk tabel, tapi Lebenslauf juga tidak boleh "bolong" dalam artian setiap riwayat pendidikan / pekerjaan harus dicantumkan. 

Apa isi Lebenslauf yang ideal?

Lebenslauf idealnya 1-2 halaman saja. Template untuk membuat Lebenslauf bisa dilihat di europass. Tapi jika kamu memang ingin mencoba menulis Lebenslauf sendiri, isinya kurang lebih seperti ini:

LEBENSLAUF (judul)

Angaben zur Person (di sebelah kanan diberi pasfoto)

Nachname(n), Vorname (n): Mustermann, Max

Addresse(n): Alamat tempat tinggal sekarang

Korespondenzaddresse: Alamat untuk pengiriman dokumen (semua surat dari universitas akan dikirim ke sini)

Telefon: telefon rumah

Handy: nomor HP

E-mail: alamat email yang masih aktif (semua e-mail dari universitas akan dikirim ke sini)

Staatsangehörigkeit: kewarganegaraan, diisi Indonesisch (bukan Indonesien)

Geburtsdatum / Ort: DD.MM.YYYY (mis: 01.01.2013) in (tempat kelahiran)

Geschlecht: männlich / weiblich

Familienstand: ledig (single) atau verheiratet (sudah menikah)

Angestrebtes Studium

Bachelor of .... (gelar yang ditawarkan oleh universitas) in ... (nama jurusan), ... (nama universitas)

Schulische Ausbildung (riwayat pendidikan, dari SD sampai Studienkolleg)

MM/JJJJ - MM/JJJJ     (nama SD dalam bahasa Indonesia), (kota)
                                     Grundschule

MM/JJJJ - MM/JJJJ     (nama SMP dalam bahasa Indonesia), (kota)
                                     Gesamtschule

MM/JJJJ - MM/JJJJ     (nama SMA dalam bahasa Indonesia), (kota)
                                     Oberschule

MM/JJJJ - MM/JJJJ     (nama studienkolleg), (kota)
                                     Schwerpunkt __ Kurs (apakah T / M / G / W)
                                     Durchschnittsnote der Feststellungsprüfung: (nilai rata-rata FSP)

Berufserfahrung (pengalaman kerja, kerja praktek, pendidikan kerja)

MM/JJJJ - MM/JJJJ    Aktivitas yang dikerjakan, bagian apa
                                     Jabatan (Praktikantin / usw)
                                     nama PT / tempat kerja, kota, negara

Engagement (aktivitas sosial, pernah ikut organisasi apa saja)

MM/JJJJ - MM/JJJJ    Jenis aktivitas
                                    Tempat menjalankan aktivitas / nama organisasi

Kenntnisse und Fähigkeiten (keterampilan bahasa, kemampuan lainnya)

Sprachkenntnisse:                   nama bahasa (tingkat kemahiran)

IKT- Kenntnisse:                     kemampuan informatik / komputer            

Künstlerische Fähigkeiten:    kemampuan seni (alat musik yang dikuasai, menggambar, choir, dll)

Führerschein:                           kemampuan berkendara. 

Interessen
Hobi dan Minat. Ditulis dalam bentuk Nomen (interest) (Lesen, Fotografie, Film, dll dll).
 

Note: 

• Untuk kemampuan bahasa, tingkat kemahiran yang dimaksud bisa dipilih mulai dari Grundkenntnisse, gut, fliessend, verhandlungssicher, Muttersprache
• Kemampuan informatik / komputer yang dimaksud bisa ditulis seperti: MS Office, Adobe, Web Design, C++, Film Editing, dll)
• Untuk bagian kemampuan berkendara: jika punya SIM di Indonesia, tulis B für Auto (Nationaler Führerschein, nur gilt in Indonesien). Untuk mobil pribadi memang di Jerman SIM B, bukan SIM A seperti di Indonesia

Di akhir Lebenslauf, jangan lupa menuliskan tempat dan tanggal pembuatan, tanda tangan, dan nama terang. 

Dokumen untuk Pendaftaran Universitas

Untuk mendaftar universitas di Jerman, selain mengisi pendaftaran ada beberapa dokumen-dokumen yang perlu disertakan, antara lain:

• Formulir pendaftaran. Petunjuk tentang formulir pendaftaran bisa dilihat di sini. Jangan lupa untuk menandatangan formulir ini sebelum dikirim. 
• Fotokopi Ijazah SMA yang sudah dilegalisir oleh sekolah. Petunjuk legalisir bisa didapatkan di sini
• Terjemahan fotokopi ijazah SMA. Petunjuk terjemahan bisa didapatkan di sini
• Fotokopi Rapor Kelas 3 SMA yang sudah dilegalisir oleh sekolah
• Terjemahan fotokopi rapor
• Fotokopi SKHUN yang sudah dilegalisir oleh sekolah
• Terjemahan fotokopi SKHUN
• Ijazah Studienkolleg yang sudah dilegalisir oleh pihak Studienkolleg yang mengeluarkan atau Kedutaan Jerman.
• Jika Ijazah kamu memungkinkan untuk tidak mengikuti Studienkolleg, maka perlu menyertakan Ijazah kemampuan berbahasa Jerman (mis: DSH 2, TestDAF 4x4, C1 / C2). Untuk keterangan lebih lengkap, ijazah bahasa Jerman apa saja yang diakui universitas, bisa melihat di website universitas masing-masing
• Fotokopi Akte Kelahiran*
• Terjemahan Akte Kelahiran*
• Fotokopi Paspor (bagian depan berisi identitas paspor dan tanda tangan, serta bagian belakang berisi alamat)
• Pasfoto 1 lembar. Jika yang diminta "Passbild" atau "Lichtbild in Passbildgroße" maka yang dimaksud ukuran 3,5 x 4,5. Jika tidak ada keterangan, hanya "Lichtbild" maka ukuran selain itu misal 4 x 6 juga bisa.

Ketentuan pasfoto:

Pasfoto 3,5 x 4,5 dibuat sesuai dengan ketentuan visa Eropa sebanyak 4 lembar. Ketentuan-ketentuan pembuatan Pasfoto. Pada umumnya seharusnya studio percetakan foto seperti Fuji Film sudah mengerti Pasfoto seperti apa yang dimaksud. Saya sendiri dulu tinggal bilang "Mau cetak pasfoto untuk ke Eropa" atau "Mau cetak pasfoto ukuran 3,5 x 4,5", mereka sudah tahu apa yang dimaksud. Tempat pencetakan pasfoto yang pernah saya kunjungi:

• Surabaya: Gaya Indah Photo di Jalan Panjang Jiwo (perempatan Jemursari-Wonokromo-Panjang Jiwo). Tarifnya 5000 per lembar (cetak saja)
• BSD, Tangerang: Surya Photo, di daerah ruko seberang BSD Plaza, dekat McD BSD. (alamat)

• Lebenslauf yang sudah ditanda tangan
• Motivationsschreiben
• Orientierungstest (jika diperlukan)
• Sertifikat TestAS, jika ada

* Sebenarnya sih pihak universitas tidak mencantumkan perlunya akte kelahiran ini. Tapi pada saat saya mendaftar saya selalu menyertakan akte kelahiran. Menurut saya sih lebih baik menyertakan lebih dari yang diminta ketimbang jika dokumen kita kurang kita harus mengirim lagi yang tentunya akan makan waktu dan biaya.

Mengisi Formulir Pendaftaran Universitas

Formulir pendaftaran yang standar dapat didownload di website DAAD. Namun terkadang beberapa universitas tertentu telah membuat formulir pendaftaran sendiri. Dalam hal ini maka formulir yang dipakai harus merupakan formulir yang dibuat oleh universitas tersebut, bukan formulir DAAD. Ada kalanya juga pengisian formulir berlangsung secara online (mis: KIT dan RWTH Aachen) dimana siswa mengisi formulir di internet, dan setelah formulir terisi siswa dapat mencetak formulir tersebut, menandatangan, dan mengirim formulir tersebut bersama dokumen-dokumen lainnya. Oleh karena itu harap dilihat lagi formulir mana yang harus diisi untuk pendaftaran, karena setiap universitas berbeda-beda. Perlu diingat juga bahwa formulir-formulir ini harus diisi secara online menggunakan komputer, bukan dengan tulisan tangan. Setelah mengisi formulir maka formulir harus diprint, kemudian di tanda tangan. Beberapa formulir pendaftaran yang berbeda-beda (menurut pengalaman saya):

Uni Hannover

Untuk murid Studienkolleg Indonesia bisa mendaftar di Uni Hannover terlebih dulu tanpa harus menunggu Ijazah dari Studienkolleg. Dianjurkan untuk mengirim sendiri, tidak melalui agen-agen lain supaya dokumen bisa ditracking sendiri dan Zulassung akan lebih cepat keluar. Sebelum mengirim coba kirim email dulu ke bagian Zulassung dari Uni Hannover (saya dulu email ke Erika Tumm), perkenalkan bahwa kamu murid Studienkolleg Indonesia, ingin mengirimkan aplikasi ke Uni Hannover, dan karena Studienkolleg Indonesia memiliki kerja sama dengan Uni Hannover kamu tidak perlu mengirim lewat uni-assist tapi langsung ke Uni Hannover. Pastikan lagi dokumen-dokumen apa saja yang perlu dikirimkan. Disarankan untuk mendaftar jurusan yang Zulassungsfrei jika memang hanya mendaftar ke Uni Hannover untuk mendapatkan Zulassung secara cepat dan tidak ingin kuliah disana, supaya Zulassung cepat keluar. Yang perlu dikirimkan adalah formulir pendaftaran dari DAAD + Fotokopi Surat Keterangan Kelulusan (Ijazah + Rapor + SKHUN) yang sudah dilegalisir sekolah + Terjemahan dari surat tersebut + Akte kelahiran + Terjemahan dari akte + Lebenslauf + Bescheinigung / Bukti Kelulusan dari Studienkolleg Indonesia + Fotokopi paspor + Pasfoto 1 lembar. Dikirim ke:

LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER

IMMATRIKULATIONSAMT

WELFENGARTEN 1

30167 HANNOVER

GERMANY

Setelah dokumen di tracking dan ternyata sampai, coba kontak lagi bagian Zulassung dari Hannover, katakan bahwa menurut tracking website kiriman kamu sudah sampai, apakah pihak Universitas sudah menerima aplikasi kamu dan kapan kamu bisa mendapatkan Zulassung. Nanti pihak Uni akan mengirimkan email berupa hasil scan dari Zulassung anda. Ini bisa diprint dan digunakan untuk membuat visa. Kiriman pos dari Zulassung sendiri baru sekitar 3 minggu sampai.

TU Braunschweig

Sebenarnya deadline aplikasi TU Braunschweig adalah 15 April bagi yang membutuhkan visa, bagi yang tidak membutuhkan visa 15 Juli. Tapi karena kita sudah mendapatkan Zulassung dari Hannover, maka bisa mendaftar sampai 15 Juli. Untuk Braunschweig terdapat Online Bewerbung tersendiri. Jadi siswa mengisi formulir secara online, kemudian nanti akan diberikan link untuk mendownload pdf dari formulir ini. File ini berisi 4 lembar, lembar pertama saja yang dikirim (yang ada kop TU Braunschweig dan barcode). Lembar ke-2 sampai terakhir (yang berisi data diri dll) tidak usah diisi, hanya untuk kontrol, apakah data yang dimasukkan sudah benar. Jika data yang dimasukkan salah, bisa melakukan Online Bewerbung lagi dan mendownload formulir baru. Selain formulir pendaftaran file lain yang perlu di download adalah bukti kemampuan berbahasa Jerman. Di file ini pada dasarnya yang harus diisi adalah berapa lama belajar bahasa Jerman, bukti kemampuannya (sertifikat apa), dll.

KIT: 

Kamu harus membuat account dulu di online portal KIT. Pilih "anmelden" Setelah account dibuka baru bisa membuat aplikasi. Nanti kamu mengisi Bewerbung secara online. Pertanyaan sebenarnya hampir sama dengan formulir dari Uni lain, beberapa yang membingungkan (menurut saya):

• Di bagian "Schulabschluß außerhalb Deutschlands" pada field "Beginn der Schulzeit" yang dimaksud adalah mulai studi dari SD sampai SMA (12 tahun)
• Pada bagian "Deutschkenntnisse", jika kamu lulusan Studienkolleg maka "Sprachtest" yang perlu dipilih yaitu DSH-2
• Pada pertanyaan möchten Sie Nachweis DSH-2 ablegen… pilih JA

Tempel pasfoto 3,5 x 4,5 di bagian pasfoto di depan formulir, sertakan lagi 1 buah pasfoto. Aplikasi di print dengan cara mengklik "Meine Bewerbungen" --> "Details anzeigen" --> di bagian Bewerbungdetails ada link "PDF anzeigen"

Aplikasi dikirimkan ke: 

KARLSRUHER INSTITUT FÜR TECHNOLOGIE

INTERNATIONAL STUDENTS OFFICE

ADENAUERRING 2

76128 KARLSRUHE

GERMANY

TEL: +49 (0) 721 608 44911

Jika aplikasi sudah sampai, kamu bisa mengecek status aplikasi (apakah diterima atau tidak) di online portal KIT ini. Cukup login, nanti akan ada tulisan aplikasi kamu (jurusan), status. Jika ada tulisan "Zugelassen" maka berarti sudah diterima, klik "Details Anzeigen". Pada bagian "Briefe für den Download" akan ada 2 buah pdf yang bisa di download (Zulassung dan petunjuk untuk Einschreibung / daftar ulang)

RWTH AACHEN

Kamu mengisi formulir secara online (seperti di TU Braunschweig), kemudian hasil dari formulir ini langsung bisa di print (tidak ada file pdf yang bisa di download). Detail dari cara pengisian formulir per field sudah dipaparkan secara jelas di Bachelor Broschüre RWTH Aachen (bisa dilihat di sini). Setelah aplikasi sampai maka kamu akan mendapat email dari RWTH Aachen yang mengabarkan bahwa dokumen sudah diterima.

TU MÜNCHEN
Kamu membuat online account di TUMOnline. Kamu hanya bisa membuat satu account saja, aplikasi yang lebih dari satu kali bisa beresiko aplikasi kamu tidak diperhitungkan. Setelah kamu membuat account kamu bisa mengisi Online Bewerbung dan mengirimkannya secara online. Selain secara online kamu juga harus mencetak formulir pendaftaran dalam bentuk pdf, kemudian mengirimkannya dengan dokumen-dokumen lainnya yang dibutuhkan. Jika kamu lulusan Studienkolleg, kamu bisa langsung mendaftar ke alamat TU München. Bisa dilihat di post saya tentang alamat pendaftaran. Selain lulusan Studienkolleg harus melalui proses Vorprüfungsdokumentation lewat uni-assist. Untuk info tentang siapa saja yang harus mendaftar lewat uni-assist bisa dilihat di sini. 

Apa saja yang perlu dibawa untuk mengajukan visa studi?

Berikut beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan visa studi (menurut pengalaman saya yang lulusan SMA dan Studienkolleg). Perlu diperhatikan bahwa semuanya disertakan 2 RANGKAP

1. Bukti appointment visa (email dari kedutaan).
2. Formulir pengajuan visa. Cara pengisian formulir bisa dilihat di sini
3. Surat pernyataan yang sudah diisi, bisa didownload di sini (halaman 5-8)
4. Pasfoto 3,5 x 4,5 sesuai dengan ketentuan visa Eropa sebanyak 4 lembar. Ketentuan-ketentuan pembuatan Pasfoto. Pada umumnya seharusnya studio percetakan foto seperti Fuji Film sudah mengerti Pasfoto seperti apa yang dimaksud. Saya sendiri dulu tinggal bilang "Mau cetak pasfoto untuk ke Eropa" atau "Mau cetak pasfoto ukuran 3,5 x 4,5", mereka sudah tahu apa yang dimaksud. Tempat pencetakan pasfoto yang pernah saya kunjungi:
• Surabaya: Gaya Indah Photo di Jalan Panjang Jiwo (perempatan Jemursari-Wonokromo-Panjang Jiwo). Tarifnya 5000 per lembar (cetak saja)
• BSD, Tangerang: Surya Photo, di daerah ruko seberang BSD Plaza, dekat McD BSD. (alamat)
5. Fotokopi paspor (bagian depan berisi identitas paspor dan tanda tangan, serta bagian belakang berisi alamat)
6. Fotokopi Ijazah Studienkolleg, jika sudah lulus Studienkolleg. Jika mengajukan visa untuk Studienkolleg di Jerman, maka diganti dengan Ijazah kemampuan bahasa Jerman (Goethe Zertifikat / DSH / TestDAF) yang sudah dilegalisir oleh Kedutaan Jerman. Bisa juga menggunakan fotokopi dari legalisirnya (setelah dilegalisir oleh kedutaan, difotokopi depan dan belakang--halaman yg terdapat tanda legalisir / cap dari kedutaan--kemudian hasil fotokopi ini bisa dipakai untuk mengajukan visa, tidak perlu hasil legalisir asli kedutaan)-->Nah untuk ini tergantung dari petugas visanya. Waktu saya mengajukan visa ternyata petugas kedutaan tidak meminta fotokopi legalisir melainkan legalisir aslinya. Tapi beberapa teman saya hanya diminta fotokopi legalisir
7. Fotokopi Ijazah SMA yang sudah dilegalisir oleh sekolah DAN DEPDIKNAS
8. Fotokopi Rapor kelas 3 SMA yang sudah dilegalisir sekolah DAN DEPDIKNAS
9. Fotokopi SKHUN SMA yang sudah dilegalisir sekolah DAN DEPDIKNAS
10. Terjemahan dari Ijazah + Rapor + SKHUN 
11. Surat penerimaan (Zulassung) dari perguruan tinggi Jerman / Studienkolleg / Sprachkurs. Jika bentuk fisik surat ini belum diterima lewat pos maka bisa menggunakan print out file digital dari surat ini.
12. Bukti transfer 8040 Euro ke Deutsche Bank. Untuk petunjuk mendapatkannya bisa dilihat di link ini
13. Lebenslauf (Daftar riwayat hidup yang sudah ditanda tangan)
14. Motivationsschreiben (motivational Essay: mengapa ingin studi di Jerman, di universitas yang ingin dituju, dll.)
15. Biaya administrasi visa sebesar 60 Euro (dibayar dalam rupiah sesuai kurs yang berlaku)
16. Bolpoin (untuk mengisi bagian-bagian formulir yang kurang)
17. Tissue / sapu tangan (untuk mengantisipasi jika jari kotor / basah saat pengambilan sidik jari)
18. Jika yang mengajukan visa berusia dibawah 18 tahun maka harus menyertakan:
• Fotokopi Akte kelahiran yang sudah dilegalisir oleh KANTOR CATATAN SIPIL
• Terjemahan akte kelahiran

Perhatian: Untuk poin nomor 5-9, ini juga tergantung dari petugas visanya. Petugas visa yang melayani saya mengembalikan Ijazah saya beserta legalisirnya dengan alasan jika saya sudah memiliki Ijazah Studienkolleg dan surat penerimaan maka tidak perlu menggunakan Ijazah SMA. Tapi beberapa teman saya ada yang Ijazah SMAnya turut diminta.

Pengisian Formulir Visa Studi ke Jerman

Untuk membuat visa studi di Jerman syarat utamanya adalah mengisi formulir permohonan. Saya sendiri sempat bingung dengan beberapa pertanyaan-pertanyaan yang ada di formulir ini. Berikut rincian pertanyaan yang menurut saya agak membingungkan dan perlu diperhatikan.

3. Penulisan tanggal lahir: DD.MM.YYYY (01.01.2013)

5. Staatsangehörigkeiten: Indonesien

11 Paß oder sonstige Reiseausweis:
          Genaue Bezeichnung: PASSPORT REPUBLIC OF INDONESIA
          Nr: (nomor passport)
          Gultig bis: (tanggal kadaluarsa paspor, mis: 1 jan 2018)
          ausgestellt von: CHIEF OF IMMIGRATION OFFICE, (nama kota tempat membuat paspor)
          ausgestellt am: (tanggal paspor mulai berlaku, mis: 1 jan 2013)

12 Rückkehrberechtigung: Dikosongi

13 Eingereist am: dikosongi

15 Tulis kota yang dituju sesuai di Zulassung (misal pakai Zulassung dari Hannover, tulis Hannover)

16 Zugezogen am: dikosongi

17 Wird…beibehalten? JA. und ggf. wo? (tulis alamat rumah)

18 Sollen...mit einreisen? NEIN (pilihan "Ja" hanya jika anggota keluarga kamu nantinya akan ikut tinggal di Jerman bersama kamu, bukan hanya mengantar)

19 dikosongi

20 Zweck des Aufenthalts: STUDIUM
     Arbeitgeber: kosong
     Name der Verwandten, der Studienanstalt…: Nama universitas yang akan dituju
     Deren Anschrift: Alamat universitas yang akan dituju
     Beabsichtige Erwerbstätigkeit: Kosong

21 Erlenter Beruf: kosong

22 Haben Sie…Arbeitsverwaltung? NEIN

23 Beabsichtige Dauer des Aufenthalts: vom (kira-kira mau ke Jerman tanggal berapa? Misal Agustus 2013 tulis 01.08.2013) bis ENDE DES STUDIUMS (kira-kira 4 tahun dari vom)

Catatan: Menurut petugas visa yang melayani saya, visa studi berlaku minimal 2 minggu sebelum tanggal Immatrikulation. Jadi misal Immatrikulation universitas kamu tanggal 15 September, maka visa kamu akan berlaku mulai 1 September.

24 Aus welchem Mitteln? FAMILIE / ELTERN

25 Sind Sie vorbestraft? Nein. yang lain kosong

26 Sind sie…verweigert worden? NEIN

27 Leiden Sie an Krankheiten? NEIN (Jika tidak). Besteht Krankenversicherungsschutz für die Bundesrepublik Deutschland? NOCH NICHT, WIRD ABER IN DEUTSCHLAND ABGESCHLOSSEN

Ich beantrage die Aufenthaltserlaubnis für 4 Jahre (jika pada poin 23 menulis 4 tahun)

Jetzige Anschrift:
         Ort: Kode Pos, Kota
         Nama Jalan (Alamat)

Menerjemahkan Dokumen Berbahasa Indonesia

Salah satu persyaratan untuk mendaftar di universitas maupun Studienkolleg adalah terjemahan dokumen berbahasa asing. Terjemahan ini sangat penting terutama untuk dokumen-dokumen yang berbahasa Indonesia (Ijazah, Rapot, dll.) Beberapa dokumen yang perlu untuk diterjemahkan: 

• Ijazah SMA
• SKHUN
• Rapor Kelas 3 SMA
• Akte Kelahiran (optional)

Bila dokumen yang disebutkan diatas sudah berbahasa Inggris, maka tidak perlu diterjemahkan lagi. Beberapa universitas bahkan menerima dokumen dalam bahasa Perancis, Spanyol, dan Belanda. 

Dimana saya bisa menerjemahkan dokumen?

• Penerjemah tersumpah: menurut daftar penerjemah keluaran Kedutaan Jerman, hanya ada 6 orang penerjemah tersumpah di Indonesia.
• Penerjemah tidak tersumpah: selain penerjemah tersumpah, ada juga di daftar penerjemah tidak tersumpah. Jumlahnya lebih banyak tentunya, dan ada di berbagai daerah. 

Apa itu penerjemah tersumpah?

Penerjemah tersumpah ini menandakan, bahwa mereka telah diakui oleh kedutaan Jerman, dan bahwa isi terjemahan yang mereka buat telah sesuai dengan ketentuan-ketentuan pemerintah Jerman. Jika menerjemahkan di penerjemah yang tidak tersumpah, maka hasil terjemahannya harus disahkan lagi di kedutaan Jerman. Namun bila sudah memakai penerjemah tersumpah, maka tidak perlu lagi melakukan hal ini karena dokumen sudah disahkan oleh penerjemah. 

Sangat disarankan untuk memakai penerjemah tersumpah, karena tidak perlu lagi repot-repot mengesahkan terjemahan di kedutaan jerman. Selain repot masalah harus bolak-balik ke kedutaan, biaya pengesahan fotokopi / terjemahan di kedutaan Jerman jika lebih dari 5 lembar sebesar 130 ribu per lembar. Lebih baik meminta memperbanyak terjemahan di penerjemah tersumpah untuk dokumen kamu karena harganya jauh lebih murah.

Berapa harga jasa penerjemah?

Tarif penerjemah tersumpah rata-rata Rp 100.000-125.000 per halaman untuk terjemahan, dan Rp 10.000-20.000 per halaman untuk memperbanyak terjemahan (print ulang). Mohon diingat bahwa tarif berlaku per halaman bukan per lembar (sama halnya dengan tarif fotokopi). Biaya ini belum termasuk biaya kirim. Saya sendiri memakai penerjemah Ibu Dwi Nugraeni Soemarsono di Bintaro. Orangnya baik dan ramah, serta kerjanya cukup cepat. Waktu itu saya menerjemahkan dokumen saya masing-masing menjadi 10 lembar. Berikut rincian tarif yang saya keluarkan untuk terjemahan:

• Menerjemahkan
• Ijazah 2 halaman:                                             2 x 100.000 = 200.000
• Rapor Kelas 3 SMA 2 halaman:                      2 x 100.000 = 200.000
• SKHUN 1,5 halaman                                    1,5 x 100.000 = 150.000
• Akte Kelahiran 1 halaman                               1 x 100.000 = 100.000

Jadi total untuk 6,5 halaman terjemahan Rp 650.000. Dengan membayar 100.000 per halaman ini saya mendapat 3 lembar terjemahan. Jadi bila saya ingin 10 lembar terjemahan, saya perlu memperbanyak terjemahan saya 7 kali.

• Memperbanyak terjemahan: 6,5 halaman x 7 kali x 10.000 = 455.000
• Biaya kirim: untuk mengirim terjemahan, saya menggunakan layanan JNE YES (Yakin Esok Sampai) dengan tarif Rp 24.000, dimana dokumen sampai dalam 1 hari. Ibu Dwi sendiri mengirimkan terjemahannya ke saya dengan layanan Tiki ONS (Overnight Service) dengan tarif Rp 25.000
• Total biaya yang saya keluarkan untuk terjemahan: 650.000 + 455.000 + 24.000 + 25.000 = Rp 1.154.000

Untuk penerjemah lainnya, seperti Ibu Effijanti Oentoro di Bogor, bahkan kita tidak perlu mengirimkan dokumen kita, namun hanya perlu mengemail hasil scan dokumen yang akan diterjemahkan. Untuk tarifnya, seingat saya sebesar 100.000 per lembar (mendapat 5 lembar terjemahan) namun jika ingin perbanyak hingga 10 lembar harus menambah 100.000 lagi. Jadi totalnya, 200.000 untuk 10 lembar terjemahan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Sama seperti legalisir, perlu diingat bahwa untuk pengajuan visa diperlukan 2 lembar terjemahan.
• Beberapa penerjemah menjepret terjemahan dokumennya jika lebih dari 1 lembar (misal Rapor Kelas 3 SMA, Ijazah) dan kemudian jepretan ini dilipat, lalu pada lipatannya diberi stempel penerjemah dan bagian belakang jepretan diberi semacam penutup. Jika akan meng-scan terjemahan dari dokumen-dokumen seperti Ijazah, Rapor, dll jangan melepas jepretan. Jika dokumen ini digunakan untuk mengajukan visa dan terlihat bahwa jepretan sudah dilepas maka tidak akan diterima oleh petugas visa.
• Untuk menerjemahkan maka harap mengirim dokumen yang sudah dilegalisir oleh sekolah (kecuali akte, tidak perlu dilegalisir) 

Legalisir Dokumen

Setelah lulus dari Studienkolleg, maka kamu punya waktu beberapa bulan sebelum memulai pendaftaran. Di Jerman sendiri pendaftaran biasa dibuka sekitar akhir April sampai pertengahan Mei. Sebelum pendaftaran dibuka ada baiknya mempersiapkan dokumen-dokumen yang akan digunakan untuk pendaftaran. 

Mengapa perlu legalisir?

Untuk pendaftaran, universitas meminta bukti kelulusan dari SMA berupa fotokopi dari ijazah, rapor, dan SKHUN. Agar menunjukkan keaslian dari dokumen ini maka dokumen ini perlu dilegalisir.

Apa saja yang perlu dilegalisir?

• Ijazah SMA (yang berisi keterangan bahwa kamu lulus SMA dan di bagian belakang terdapat tabel daftar nilai akhir).
• Rapor Kelas 3, semester 1 dan 2 (bagian yang ada daftar nilainya saja)
• Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional (SKHUN)
• Jika ada, Ijazah Studienkolleg (Zeugnis über die Feststellungsprüfung)

Dimana saya bisa melegalisir dokumen?

• Legalisir Ijazah, SKHUN, dan Rapor bisa dilakukan di sekolah yang mengeluarkan (dalam hal ini SMA kamu).
• Ijazah Studienkolleg dilegalisir di Kedutaan Jerman. Biaya untuk pengesahan fotokopi (legalisir) Rp 130.000 per lembar. Tapi, untuk mahasiswa digratiskan 5 lembar pengesahan dokumen (Hanya di Kedutaan Jerman di Jakarta, di Konsulat daerah seperti Surabaya tidak ada gratis 5 lembar). 

Berapa lembar dokumen legalisir yang diperlukan?

Tergantung dari berapa universitas yang akan kamu daftar. Perlu diingat bahwa untuk pembuatan visa studi diperlukan 2 KOPI / RANGKAP dari seluruh dokumen. Pendaftaran universitas melalui uni-assist hanya memerlukan 1 set dokumen. Jadi, misal: kamu akan mendaftar ke 5 universitas, dimana 3 universitas tergabung dalam uni-assist, kamu perlu melegalisir dokumen sebanyak 5 set. 1 set untuk 3 universitas anggota uni-assist, 2 set untuk mendaftar ke 2 universitas sisanya, dan 2 set untuk pembuatan visa. Ada baiknya untuk berjaga-jaga (bila ada keperluan di Jerman nantinya yang memerlukan dokumen-dokumen sekolah) untuk mempersiapkan 1 set cadangan.

Bagaimana cara melegalisir di kedutaan Jerman?

Cukup datang ke bagian konsuler, bawa dokumen yang akan dilegalisir. Nanti dokumen tersebut akan diberi tanda (semacam tulisan bahwa sudah dilegalisir oleh kedutaan), cap kedutaan, dan tanda tangan orang kedutaan.