Mengisi Formulir Pendaftaran Universitas

Formulir pendaftaran yang standar dapat didownload di website DAAD. Namun terkadang beberapa universitas tertentu telah membuat formulir pendaftaran sendiri. Dalam hal ini maka formulir yang dipakai harus merupakan formulir yang dibuat oleh universitas tersebut, bukan formulir DAAD. Ada kalanya juga pengisian formulir berlangsung secara online (mis: KIT dan RWTH Aachen) dimana siswa mengisi formulir di internet, dan setelah formulir terisi siswa dapat mencetak formulir tersebut, menandatangan, dan mengirim formulir tersebut bersama dokumen-dokumen lainnya. Oleh karena itu harap dilihat lagi formulir mana yang harus diisi untuk pendaftaran, karena setiap universitas berbeda-beda. Perlu diingat juga bahwa formulir-formulir ini harus diisi secara online menggunakan komputer, bukan dengan tulisan tangan. Setelah mengisi formulir maka formulir harus diprint, kemudian di tanda tangan. Beberapa formulir pendaftaran yang berbeda-beda (menurut pengalaman saya):

Uni Hannover

Untuk murid Studienkolleg Indonesia bisa mendaftar di Uni Hannover terlebih dulu tanpa harus menunggu Ijazah dari Studienkolleg. Dianjurkan untuk mengirim sendiri, tidak melalui agen-agen lain supaya dokumen bisa ditracking sendiri dan Zulassung akan lebih cepat keluar. Sebelum mengirim coba kirim email dulu ke bagian Zulassung dari Uni Hannover (saya dulu email ke Erika Tumm), perkenalkan bahwa kamu murid Studienkolleg Indonesia, ingin mengirimkan aplikasi ke Uni Hannover, dan karena Studienkolleg Indonesia memiliki kerja sama dengan Uni Hannover kamu tidak perlu mengirim lewat uni-assist tapi langsung ke Uni Hannover. Pastikan lagi dokumen-dokumen apa saja yang perlu dikirimkan. Disarankan untuk mendaftar jurusan yang Zulassungsfrei jika memang hanya mendaftar ke Uni Hannover untuk mendapatkan Zulassung secara cepat dan tidak ingin kuliah disana, supaya Zulassung cepat keluar. Yang perlu dikirimkan adalah formulir pendaftaran dari DAAD + Fotokopi Surat Keterangan Kelulusan (Ijazah + Rapor + SKHUN) yang sudah dilegalisir sekolah + Terjemahan dari surat tersebut + Akte kelahiran + Terjemahan dari akte + Lebenslauf + Bescheinigung / Bukti Kelulusan dari Studienkolleg Indonesia + Fotokopi paspor + Pasfoto 1 lembar. Dikirim ke:

LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER

IMMATRIKULATIONSAMT

WELFENGARTEN 1

30167 HANNOVER

GERMANY

Setelah dokumen di tracking dan ternyata sampai, coba kontak lagi bagian Zulassung dari Hannover, katakan bahwa menurut tracking website kiriman kamu sudah sampai, apakah pihak Universitas sudah menerima aplikasi kamu dan kapan kamu bisa mendapatkan Zulassung. Nanti pihak Uni akan mengirimkan email berupa hasil scan dari Zulassung anda. Ini bisa diprint dan digunakan untuk membuat visa. Kiriman pos dari Zulassung sendiri baru sekitar 3 minggu sampai.

TU Braunschweig

Sebenarnya deadline aplikasi TU Braunschweig adalah 15 April bagi yang membutuhkan visa, bagi yang tidak membutuhkan visa 15 Juli. Tapi karena kita sudah mendapatkan Zulassung dari Hannover, maka bisa mendaftar sampai 15 Juli. Untuk Braunschweig terdapat Online Bewerbung tersendiri. Jadi siswa mengisi formulir secara online, kemudian nanti akan diberikan link untuk mendownload pdf dari formulir ini. File ini berisi 4 lembar, lembar pertama saja yang dikirim (yang ada kop TU Braunschweig dan barcode). Lembar ke-2 sampai terakhir (yang berisi data diri dll) tidak usah diisi, hanya untuk kontrol, apakah data yang dimasukkan sudah benar. Jika data yang dimasukkan salah, bisa melakukan Online Bewerbung lagi dan mendownload formulir baru. Selain formulir pendaftaran file lain yang perlu di download adalah bukti kemampuan berbahasa Jerman. Di file ini pada dasarnya yang harus diisi adalah berapa lama belajar bahasa Jerman, bukti kemampuannya (sertifikat apa), dll.

KIT: 

Kamu harus membuat account dulu di online portal KIT. Pilih "anmelden" Setelah account dibuka baru bisa membuat aplikasi. Nanti kamu mengisi Bewerbung secara online. Pertanyaan sebenarnya hampir sama dengan formulir dari Uni lain, beberapa yang membingungkan (menurut saya):

• Di bagian "Schulabschluß außerhalb Deutschlands" pada field "Beginn der Schulzeit" yang dimaksud adalah mulai studi dari SD sampai SMA (12 tahun)
• Pada bagian "Deutschkenntnisse", jika kamu lulusan Studienkolleg maka "Sprachtest" yang perlu dipilih yaitu DSH-2
• Pada pertanyaan möchten Sie Nachweis DSH-2 ablegen… pilih JA

Tempel pasfoto 3,5 x 4,5 di bagian pasfoto di depan formulir, sertakan lagi 1 buah pasfoto. Aplikasi di print dengan cara mengklik "Meine Bewerbungen" --> "Details anzeigen" --> di bagian Bewerbungdetails ada link "PDF anzeigen"

Aplikasi dikirimkan ke: 

KARLSRUHER INSTITUT FÜR TECHNOLOGIE

INTERNATIONAL STUDENTS OFFICE

ADENAUERRING 2

76128 KARLSRUHE

GERMANY

TEL: +49 (0) 721 608 44911

Jika aplikasi sudah sampai, kamu bisa mengecek status aplikasi (apakah diterima atau tidak) di online portal KIT ini. Cukup login, nanti akan ada tulisan aplikasi kamu (jurusan), status. Jika ada tulisan "Zugelassen" maka berarti sudah diterima, klik "Details Anzeigen". Pada bagian "Briefe für den Download" akan ada 2 buah pdf yang bisa di download (Zulassung dan petunjuk untuk Einschreibung / daftar ulang)

RWTH AACHEN

Kamu mengisi formulir secara online (seperti di TU Braunschweig), kemudian hasil dari formulir ini langsung bisa di print (tidak ada file pdf yang bisa di download). Detail dari cara pengisian formulir per field sudah dipaparkan secara jelas di Bachelor Broschüre RWTH Aachen (bisa dilihat di sini). Setelah aplikasi sampai maka kamu akan mendapat email dari RWTH Aachen yang mengabarkan bahwa dokumen sudah diterima.

TU MÜNCHEN
Kamu membuat online account di TUMOnline. Kamu hanya bisa membuat satu account saja, aplikasi yang lebih dari satu kali bisa beresiko aplikasi kamu tidak diperhitungkan. Setelah kamu membuat account kamu bisa mengisi Online Bewerbung dan mengirimkannya secara online. Selain secara online kamu juga harus mencetak formulir pendaftaran dalam bentuk pdf, kemudian mengirimkannya dengan dokumen-dokumen lainnya yang dibutuhkan. Jika kamu lulusan Studienkolleg, kamu bisa langsung mendaftar ke alamat TU München. Bisa dilihat di post saya tentang alamat pendaftaran. Selain lulusan Studienkolleg harus melalui proses Vorprüfungsdokumentation lewat uni-assist. Untuk info tentang siapa saja yang harus mendaftar lewat uni-assist bisa dilihat di sini. 

Apa saja yang perlu dibawa untuk mengajukan visa studi?

Berikut beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan visa studi (menurut pengalaman saya yang lulusan SMA dan Studienkolleg). Perlu diperhatikan bahwa semuanya disertakan 2 RANGKAP

1. Bukti appointment visa (email dari kedutaan).
2. Formulir pengajuan visa. Cara pengisian formulir bisa dilihat di sini
3. Surat pernyataan yang sudah diisi, bisa didownload di sini (halaman 5-8)
4. Pasfoto 3,5 x 4,5 sesuai dengan ketentuan visa Eropa sebanyak 4 lembar. Ketentuan-ketentuan pembuatan Pasfoto. Pada umumnya seharusnya studio percetakan foto seperti Fuji Film sudah mengerti Pasfoto seperti apa yang dimaksud. Saya sendiri dulu tinggal bilang "Mau cetak pasfoto untuk ke Eropa" atau "Mau cetak pasfoto ukuran 3,5 x 4,5", mereka sudah tahu apa yang dimaksud. Tempat pencetakan pasfoto yang pernah saya kunjungi:
• Surabaya: Gaya Indah Photo di Jalan Panjang Jiwo (perempatan Jemursari-Wonokromo-Panjang Jiwo). Tarifnya 5000 per lembar (cetak saja)
• BSD, Tangerang: Surya Photo, di daerah ruko seberang BSD Plaza, dekat McD BSD. (alamat)
5. Fotokopi paspor (bagian depan berisi identitas paspor dan tanda tangan, serta bagian belakang berisi alamat)
6. Fotokopi Ijazah Studienkolleg, jika sudah lulus Studienkolleg. Jika mengajukan visa untuk Studienkolleg di Jerman, maka diganti dengan Ijazah kemampuan bahasa Jerman (Goethe Zertifikat / DSH / TestDAF) yang sudah dilegalisir oleh Kedutaan Jerman. Bisa juga menggunakan fotokopi dari legalisirnya (setelah dilegalisir oleh kedutaan, difotokopi depan dan belakang--halaman yg terdapat tanda legalisir / cap dari kedutaan--kemudian hasil fotokopi ini bisa dipakai untuk mengajukan visa, tidak perlu hasil legalisir asli kedutaan)-->Nah untuk ini tergantung dari petugas visanya. Waktu saya mengajukan visa ternyata petugas kedutaan tidak meminta fotokopi legalisir melainkan legalisir aslinya. Tapi beberapa teman saya hanya diminta fotokopi legalisir
7. Fotokopi Ijazah SMA yang sudah dilegalisir oleh sekolah DAN DEPDIKNAS
8. Fotokopi Rapor kelas 3 SMA yang sudah dilegalisir sekolah DAN DEPDIKNAS
9. Fotokopi SKHUN SMA yang sudah dilegalisir sekolah DAN DEPDIKNAS
10. Terjemahan dari Ijazah + Rapor + SKHUN 
11. Surat penerimaan (Zulassung) dari perguruan tinggi Jerman / Studienkolleg / Sprachkurs. Jika bentuk fisik surat ini belum diterima lewat pos maka bisa menggunakan print out file digital dari surat ini.
12. Bukti transfer 8040 Euro ke Deutsche Bank. Untuk petunjuk mendapatkannya bisa dilihat di link ini
13. Lebenslauf (Daftar riwayat hidup yang sudah ditanda tangan)
14. Motivationsschreiben (motivational Essay: mengapa ingin studi di Jerman, di universitas yang ingin dituju, dll.)
15. Biaya administrasi visa sebesar 60 Euro (dibayar dalam rupiah sesuai kurs yang berlaku)
16. Bolpoin (untuk mengisi bagian-bagian formulir yang kurang)
17. Tissue / sapu tangan (untuk mengantisipasi jika jari kotor / basah saat pengambilan sidik jari)
18. Jika yang mengajukan visa berusia dibawah 18 tahun maka harus menyertakan:
• Fotokopi Akte kelahiran yang sudah dilegalisir oleh KANTOR CATATAN SIPIL
• Terjemahan akte kelahiran

Perhatian: Untuk poin nomor 5-9, ini juga tergantung dari petugas visanya. Petugas visa yang melayani saya mengembalikan Ijazah saya beserta legalisirnya dengan alasan jika saya sudah memiliki Ijazah Studienkolleg dan surat penerimaan maka tidak perlu menggunakan Ijazah SMA. Tapi beberapa teman saya ada yang Ijazah SMAnya turut diminta.

Pengisian Formulir Visa Studi ke Jerman

Untuk membuat visa studi di Jerman syarat utamanya adalah mengisi formulir permohonan. Saya sendiri sempat bingung dengan beberapa pertanyaan-pertanyaan yang ada di formulir ini. Berikut rincian pertanyaan yang menurut saya agak membingungkan dan perlu diperhatikan.

3. Penulisan tanggal lahir: DD.MM.YYYY (01.01.2013)

5. Staatsangehörigkeiten: Indonesien

11 Paß oder sonstige Reiseausweis:
          Genaue Bezeichnung: PASSPORT REPUBLIC OF INDONESIA
          Nr: (nomor passport)
          Gultig bis: (tanggal kadaluarsa paspor, mis: 1 jan 2018)
          ausgestellt von: CHIEF OF IMMIGRATION OFFICE, (nama kota tempat membuat paspor)
          ausgestellt am: (tanggal paspor mulai berlaku, mis: 1 jan 2013)

12 Rückkehrberechtigung: Dikosongi

13 Eingereist am: dikosongi

15 Tulis kota yang dituju sesuai di Zulassung (misal pakai Zulassung dari Hannover, tulis Hannover)

16 Zugezogen am: dikosongi

17 Wird…beibehalten? JA. und ggf. wo? (tulis alamat rumah)

18 Sollen...mit einreisen? NEIN (pilihan "Ja" hanya jika anggota keluarga kamu nantinya akan ikut tinggal di Jerman bersama kamu, bukan hanya mengantar)

19 dikosongi

20 Zweck des Aufenthalts: STUDIUM
     Arbeitgeber: kosong
     Name der Verwandten, der Studienanstalt…: Nama universitas yang akan dituju
     Deren Anschrift: Alamat universitas yang akan dituju
     Beabsichtige Erwerbstätigkeit: Kosong

21 Erlenter Beruf: kosong

22 Haben Sie…Arbeitsverwaltung? NEIN

23 Beabsichtige Dauer des Aufenthalts: vom (kira-kira mau ke Jerman tanggal berapa? Misal Agustus 2013 tulis 01.08.2013) bis ENDE DES STUDIUMS (kira-kira 4 tahun dari vom)

Catatan: Menurut petugas visa yang melayani saya, visa studi berlaku minimal 2 minggu sebelum tanggal Immatrikulation. Jadi misal Immatrikulation universitas kamu tanggal 15 September, maka visa kamu akan berlaku mulai 1 September.

24 Aus welchem Mitteln? FAMILIE / ELTERN

25 Sind Sie vorbestraft? Nein. yang lain kosong

26 Sind sie…verweigert worden? NEIN

27 Leiden Sie an Krankheiten? NEIN (Jika tidak). Besteht Krankenversicherungsschutz für die Bundesrepublik Deutschland? NOCH NICHT, WIRD ABER IN DEUTSCHLAND ABGESCHLOSSEN

Ich beantrage die Aufenthaltserlaubnis für 4 Jahre (jika pada poin 23 menulis 4 tahun)

Jetzige Anschrift:
         Ort: Kode Pos, Kota
         Nama Jalan (Alamat)

Menerjemahkan Dokumen Berbahasa Indonesia

Salah satu persyaratan untuk mendaftar di universitas maupun Studienkolleg adalah terjemahan dokumen berbahasa asing. Terjemahan ini sangat penting terutama untuk dokumen-dokumen yang berbahasa Indonesia (Ijazah, Rapot, dll.) Beberapa dokumen yang perlu untuk diterjemahkan: 

• Ijazah SMA
• SKHUN
• Rapor Kelas 3 SMA
• Akte Kelahiran (optional)

Bila dokumen yang disebutkan diatas sudah berbahasa Inggris, maka tidak perlu diterjemahkan lagi. Beberapa universitas bahkan menerima dokumen dalam bahasa Perancis, Spanyol, dan Belanda. 

Dimana saya bisa menerjemahkan dokumen?

• Penerjemah tersumpah: menurut daftar penerjemah keluaran Kedutaan Jerman, hanya ada 6 orang penerjemah tersumpah di Indonesia.
• Penerjemah tidak tersumpah: selain penerjemah tersumpah, ada juga di daftar penerjemah tidak tersumpah. Jumlahnya lebih banyak tentunya, dan ada di berbagai daerah. 

Apa itu penerjemah tersumpah?

Penerjemah tersumpah ini menandakan, bahwa mereka telah diakui oleh kedutaan Jerman, dan bahwa isi terjemahan yang mereka buat telah sesuai dengan ketentuan-ketentuan pemerintah Jerman. Jika menerjemahkan di penerjemah yang tidak tersumpah, maka hasil terjemahannya harus disahkan lagi di kedutaan Jerman. Namun bila sudah memakai penerjemah tersumpah, maka tidak perlu lagi melakukan hal ini karena dokumen sudah disahkan oleh penerjemah. 

Sangat disarankan untuk memakai penerjemah tersumpah, karena tidak perlu lagi repot-repot mengesahkan terjemahan di kedutaan jerman. Selain repot masalah harus bolak-balik ke kedutaan, biaya pengesahan fotokopi / terjemahan di kedutaan Jerman jika lebih dari 5 lembar sebesar 130 ribu per lembar. Lebih baik meminta memperbanyak terjemahan di penerjemah tersumpah untuk dokumen kamu karena harganya jauh lebih murah.

Berapa harga jasa penerjemah?

Tarif penerjemah tersumpah rata-rata Rp 100.000-125.000 per halaman untuk terjemahan, dan Rp 10.000-20.000 per halaman untuk memperbanyak terjemahan (print ulang). Mohon diingat bahwa tarif berlaku per halaman bukan per lembar (sama halnya dengan tarif fotokopi). Biaya ini belum termasuk biaya kirim. Saya sendiri memakai penerjemah Ibu Dwi Nugraeni Soemarsono di Bintaro. Orangnya baik dan ramah, serta kerjanya cukup cepat. Waktu itu saya menerjemahkan dokumen saya masing-masing menjadi 10 lembar. Berikut rincian tarif yang saya keluarkan untuk terjemahan:

• Menerjemahkan
• Ijazah 2 halaman:                                             2 x 100.000 = 200.000
• Rapor Kelas 3 SMA 2 halaman:                      2 x 100.000 = 200.000
• SKHUN 1,5 halaman                                    1,5 x 100.000 = 150.000
• Akte Kelahiran 1 halaman                               1 x 100.000 = 100.000

Jadi total untuk 6,5 halaman terjemahan Rp 650.000. Dengan membayar 100.000 per halaman ini saya mendapat 3 lembar terjemahan. Jadi bila saya ingin 10 lembar terjemahan, saya perlu memperbanyak terjemahan saya 7 kali.

• Memperbanyak terjemahan: 6,5 halaman x 7 kali x 10.000 = 455.000
• Biaya kirim: untuk mengirim terjemahan, saya menggunakan layanan JNE YES (Yakin Esok Sampai) dengan tarif Rp 24.000, dimana dokumen sampai dalam 1 hari. Ibu Dwi sendiri mengirimkan terjemahannya ke saya dengan layanan Tiki ONS (Overnight Service) dengan tarif Rp 25.000
• Total biaya yang saya keluarkan untuk terjemahan: 650.000 + 455.000 + 24.000 + 25.000 = Rp 1.154.000

Untuk penerjemah lainnya, seperti Ibu Effijanti Oentoro di Bogor, bahkan kita tidak perlu mengirimkan dokumen kita, namun hanya perlu mengemail hasil scan dokumen yang akan diterjemahkan. Untuk tarifnya, seingat saya sebesar 100.000 per lembar (mendapat 5 lembar terjemahan) namun jika ingin perbanyak hingga 10 lembar harus menambah 100.000 lagi. Jadi totalnya, 200.000 untuk 10 lembar terjemahan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Sama seperti legalisir, perlu diingat bahwa untuk pengajuan visa diperlukan 2 lembar terjemahan.
• Beberapa penerjemah menjepret terjemahan dokumennya jika lebih dari 1 lembar (misal Rapor Kelas 3 SMA, Ijazah) dan kemudian jepretan ini dilipat, lalu pada lipatannya diberi stempel penerjemah dan bagian belakang jepretan diberi semacam penutup. Jika akan meng-scan terjemahan dari dokumen-dokumen seperti Ijazah, Rapor, dll jangan melepas jepretan. Jika dokumen ini digunakan untuk mengajukan visa dan terlihat bahwa jepretan sudah dilepas maka tidak akan diterima oleh petugas visa.
• Untuk menerjemahkan maka harap mengirim dokumen yang sudah dilegalisir oleh sekolah (kecuali akte, tidak perlu dilegalisir) 

Legalisir Dokumen

Setelah lulus dari Studienkolleg, maka kamu punya waktu beberapa bulan sebelum memulai pendaftaran. Di Jerman sendiri pendaftaran biasa dibuka sekitar akhir April sampai pertengahan Mei. Sebelum pendaftaran dibuka ada baiknya mempersiapkan dokumen-dokumen yang akan digunakan untuk pendaftaran. 

Mengapa perlu legalisir?

Untuk pendaftaran, universitas meminta bukti kelulusan dari SMA berupa fotokopi dari ijazah, rapor, dan SKHUN. Agar menunjukkan keaslian dari dokumen ini maka dokumen ini perlu dilegalisir.

Apa saja yang perlu dilegalisir?

• Ijazah SMA (yang berisi keterangan bahwa kamu lulus SMA dan di bagian belakang terdapat tabel daftar nilai akhir).
• Rapor Kelas 3, semester 1 dan 2 (bagian yang ada daftar nilainya saja)
• Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional (SKHUN)
• Jika ada, Ijazah Studienkolleg (Zeugnis über die Feststellungsprüfung)

Dimana saya bisa melegalisir dokumen?

• Legalisir Ijazah, SKHUN, dan Rapor bisa dilakukan di sekolah yang mengeluarkan (dalam hal ini SMA kamu).
• Ijazah Studienkolleg dilegalisir di Kedutaan Jerman. Biaya untuk pengesahan fotokopi (legalisir) Rp 130.000 per lembar. Tapi, untuk mahasiswa digratiskan 5 lembar pengesahan dokumen (Hanya di Kedutaan Jerman di Jakarta, di Konsulat daerah seperti Surabaya tidak ada gratis 5 lembar). 

Berapa lembar dokumen legalisir yang diperlukan?

Tergantung dari berapa universitas yang akan kamu daftar. Perlu diingat bahwa untuk pembuatan visa studi diperlukan 2 KOPI / RANGKAP dari seluruh dokumen. Pendaftaran universitas melalui uni-assist hanya memerlukan 1 set dokumen. Jadi, misal: kamu akan mendaftar ke 5 universitas, dimana 3 universitas tergabung dalam uni-assist, kamu perlu melegalisir dokumen sebanyak 5 set. 1 set untuk 3 universitas anggota uni-assist, 2 set untuk mendaftar ke 2 universitas sisanya, dan 2 set untuk pembuatan visa. Ada baiknya untuk berjaga-jaga (bila ada keperluan di Jerman nantinya yang memerlukan dokumen-dokumen sekolah) untuk mempersiapkan 1 set cadangan.

Bagaimana cara melegalisir di kedutaan Jerman?

Cukup datang ke bagian konsuler, bawa dokumen yang akan dilegalisir. Nanti dokumen tersebut akan diberi tanda (semacam tulisan bahwa sudah dilegalisir oleh kedutaan), cap kedutaan, dan tanda tangan orang kedutaan.