Mendaftar ke Universitas Jerman

Setelah mencari informasi tentang jurusan yang diinginkan dan universitas yang akan dituju, langkah selanjutnya adalah mendaftar ke universitas. Kebanyakan calon mahasiswa Indonesia di Jerman mendaftar beberapa universitas sekaligus, sehingga jika ada universitas yang menolak, masih ada cadangan universitas lain. Hal ini khususnya bagi jurusan-jurusan yang memiliki NC (Numerus Clausus) atau yang tempatnya terbatas. Saya sendiri mendaftar ke 9 universitas. Sampai saat tulisan ini dibuat, saya baru diterima di 3 universitas karena pengumuman penerimaan jurusan yang memiliki NC biasanya akhir Juli / awal Agustus. Sangat disarankan untuk paling tidak mendaftar 1 universitas yang tidak memiliki NC (Zulassungsfrei) sehingga bisa langsung mendapatkan Zulassung. Pengalaman saya mendaftar ke jurusan yang Zulassungsfrei, Zulassung langsung keluar begitu pendaftaran saya sudah sampai ke universitas tersebut. Zulassung ini nantinya bisa dipakai untuk mengajukan visa.

Bagaimana langkah-langkah mendaftar?

Berdasarkan pengalaman saya, step by step mendaftar yang saya lakukan yaitu:

1. Setelah memutuskan jurusan yang diambil, saya browsing di www.studieren.de untuk melihat universitas mana saja yang menawarkan jurusan yang saya inginkan. Selain itu kamu juga bisa meminta brosur DAAD "Degree Courses at German Universities: An Overview by Subject Area, 9th Edition". Brosur ini saya dapatkan dari kantor DAAD di Surabaya. Kamu juga bisa mendownload brosur ini secara online di sini. Di brosur ini tertulis sedikit penjelasan tentang jurusan kamu dan universitas yang menawarkan program ini. 
2. Setelah saya mencatat universitas yang menawarkan jurusan saya, saya mengunjungi website universitas-universitas ini satu persatu untuk memastikan bahwa jurusan yang saya inginkan masih ditawarkan, karena ada kalanya jurusan yang dimau sudah tidak dibuka lagi (misal karena masih hanya menawarkan gelar Diplom).
3. Di website ini saya juga mencari informasi tentang Bewerbung dan Zulassung. Di website biasanya terdapat informasi untuk Bewerbung bagi äusländische Studenten, kapan Bewerbung dimulai, bagaimana cara pendaftaran, jika kamu masih ada pertanyaan bisa menanyakan ke Studienberater universitas masing-masing.
4. Mengisi formulir pendaftaran. Petunjuk pengisian formulir pendaftaran bisa dilihat di sini. Perhatikan juga formulir mana yang diminta oleh universitas, apakah pendaftaran secara online (apa harus membuat account) atau formulir apa yang harus didownload
5. Mencetak dan menandatangani formulir pendaftaran
6. Mengumpulkan dokumen-dokumen yang akan dikirim bersama dengan formulir. Jangan lupa untuk mengirim legalisir dokumen dan terjemahannya, jangan mengirimkan dokumen asli karena dokumen ini tidak dikembalikan oleh universitas. Untuk informasi legalisir bisa dilihat di link ini, penerjemahan dokumen di sini, dan dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan bisa dilihat di sini.
7. Mengirimkan dokumen ke alamat yang benar. Jangan lupa untuk menanyakan ke Studienberater atau melihat di website universitas kemanakah dokumen kamu harus dikirim. Biasanya ke Immatrikulationsamt atau International Office. Alamat pengiriman juga biasanya tercantum di formulir pendaftaran universitas. Jangan mengirim pendaftaran ke Hauptgebäude atau gedung utama universitas karena kebanyakan alamat Hauptgebäude berbeda dengan alamat Immatrikulationsamt / International Office (bahkan kode posnya berbeda). Supaya lebih yakin coba tanyakan ke Studienberater. Ada kalanya alamat ini tidak berupa nama jalan, melainkan Postfach atau P.O Box. Cukup dituliskan saja seperti biasa, nama universitas kemudian International Office kemudian Postfach 1234 (nomor Postfachnya) yang penting ada kode pos dan kota yang dituju. Berdasarkan pengalaman saya mengirim ke alamat tanpa nama jalan (hanya postfach, untuk Uni Bonn dan TU Braunschweig), semua pendaftaran saya sampai ke tempat tujuan dengan tepat waktu. Ini beberapa alamat untuk pendaftaran universitas yang saya pakai. Untuk metode pengiriman menggunakan pos, bisa melihat post ini
8. Memastikan dokumen kamu sampai dengan cara mengirimkan email ke bagian Immatrikulationsamt, menanyakan apakah pendaftaran yang kamu kirim sudah diterima. Ada kalanya pihak universitas tidak mau menjawab secara personal tentang pendaftaran kamu. Ini tidak masalah, nantinya kamu pun akan tetap mendapatkan email bahwa pendaftaran kamu sudah diterima "Ihr Antrag auf Zulassung ist eingegangen" dan akan diproses.
9. Menunggu jawaban dari universitas. Jawaban universitas bisa langsung didapat atau bisa memakan waktu yang cukup lama. Pastikan untuk secara rutin mengecek email kamu, mungkin saja misal universitas sudah mengirimkan Zulassung tapi akun kamu email ini masuk dalam folder Junk / Spam. Silakan membaca link ini untuk informasi lebih lanjut.

Update 08. 07. 2013

Ini pengalaman pribadi saya sih, dari 8 universitas yang saya daftar, berikut status pendaftaran saya saat ini:

1. Universität Hannover - diterima: Chemie
2. TU Braunschweig - diterima: Chemie
3. Karlsruher Institut für Technologie - diterima: Chemieingenieurwesen und Verfahrenstechnik
4. Universität Ulm - diterima: Chemieingenieurwesen
5. Universität Bonn - diterima: Ernährungs - und Lebensmittelwissenschaften (NC)
6. RWTH Aachen - diterima: Chemie (NC)
7. TU München - diterima: Technologie und Biotechnologie der Lebensmittel
8. TU Berlin - diterima: Lebensmitteltechnologie (NC)

Setelah mendapat Zulassung ke-7 dari München saya memutuskan langsung mengambil tempat di TUM

Prosedur Pembuatan Visa Studi

• Membooking jadwal pembuatan visa. Membooking jadwal dilakukan secara online di sini. Perlu diingat bahwa khususnya untuk bulan Mei - Juli / November - Januari banyak sekali mahasiswa yang ingin mengajukan visa (mulai start kuliah Wintersemester Oktober sedangkan Sommersemester Maret) sehingga dianjurkan untuk mengajukan visa minimal 2-3 bulan sebelum keberangkatan / sebelum kuliah dimulai. (khusus untuk Berlin bahkan minimal 3 bulan sebelumnya)  Untuk itu disarankan untuk membooking appointment visa satu bulan sebelumnya. Maksudnya, misal ingin berangkat ke Jerman bulan Agustus untuk kuliah di bulan Oktober, maka mengajukan visa sekitar akhir Mei - Juni, tapi membooking appointment dari bulan Mei. Jika membuat appointment berdekatan dengan hari pengajuan maka dipastikan pada bulan-bulan seperti diatas semua jadwal sudah dibooking orang lain. 
• Setelah membooking appointment maka kedutaan Jerman akan mengirimkan email yang berisi bukti appointment pembuatan visa. Print email ini dan tunjukkan kepada satpam kedutaan di hari H.
• Membaca ketentuan-ketentuan pembuatan visa di sini
• Mendownload formulir visa
• Mengisi formulir selengkap-lengkapnya dalam bahasa Jerman. Petunjuk pengisian bisa dilihat di tulisan ini  
• Mempersiapkan semua dokumen yang diperlukan SEMUA 2 RANGKAP (per dokumen dikopi 2 kali). Daftar dokumen-dokumen yang harus disiapkan bisa dibaca di posting ini.
• Datang ke kedutaan sesuai jam yang telah tertera di perjanjian.  Kedutaan Jerman letaknya di Bundaran HI, di seberang Hotel Indonesia / Grand Indonesia, persis di sebelah Hotel Mandarin. Bagi yang membawa mobil bisa parkir di Hotel Mandarin dan berjalan keluar ke kedutaan. Perhatian: Bawa barang seperlunya! (HP, dokumen-dokumen tidak perlu membawa tas besar-besar). Sedikit info buat yang mengajukan visa setelah jam makan siang, kedutaan Jerman tutup dari jam 12.00 hingga 13.00 untuk istirahat makan siang. Saya sendiri mengajukan visa tanggal 20 Juni 2013 pukul 13.00 dan akhirnya harus menunggu di luar kedutaan hingga kira-kira pukul 12.45 baru diperbolehkan masuk ke kedutaan.
• Memberitahukan diri ke satpam kedutaan. Sebelum diperbolehkan masuk maka kamu akan diminta untuk menunjukkan paspor ke satpam. Data di paspor nantinya akan dicocokkan dengan data yang kamu masukkan saat membuat appointment visa (nama, tanggal lahir, nomor paspor). Jika cocok maka kamu baru boleh masuk.
• Melewati pos pemeriksaan. Di pos pemeriksaan ini kamu diminta mematikan dan menyerahkan semua barang elektronik. Barang-barang kamu akan dimasukkan ke dalam loker di pos pemeriksaan dan kamu akan mendapat pas masuk serta kunci dari loker tersebut.
• Mendatangi loket visa di lantai dua. Setelah melewati pos pemeriksaan maka langsung saja naik ke lantai dua (di sebelah tangga ada tulisan loket visa, lantai 2). Nantinya setelah kamu masuk ke ruangan untuk pengajuan visa akan ada satu petugas lagi yang akan menanyakan appointment kamu, jika memang sudah terdaftar kamu akan diarahkan ke loket untuk membuat visa. Pada saat saya mengajukan visa, saya diarahkan menuju loket 4 yang memang diperuntukkan untuk membuat residence permit. 
• Menunggu panggilan. Di dekat loket kamu bisa menunggu di kursi-kursi yang tersedia. Nantinya petugas visa akan memanggil nama kamu dan kamu langsung membawa dokumen-dokumen yang diperlukan. Nah pengalaman saya dan beberapa teman yang juga membuat visa (di hari yang berbeda) ternyata berbeda-beda. Waktu itu saya sudah menyerahkan semua dokumen-dokumen yang diminta, tapi ternyata Ijazah, SKHUN, Rapor Kelas 3 beserta terjemahannya dikembalikan oleh petugas visa, dengan alasan jika sudah memiliki surat undangan (Zulassung) dan ijazah kelulusan Studienkolleg (FSP) maka tidak perlu lagi menyertakan Ijazah SMA. Namun beberapa teman saya juga ada yang Ijazah SMAnya tidak dikembalikan. Jika kamu tidak berdomisili di Jakarta, ada baiknya juga untuk menanyakan apa visa kamu bisa diambil di konsulat kehormatan di kota kamu. Petugas visa waktu itu kebetulan menanyakan saya apakah mau visanya diambil di konsulat di Surabaya, tapi dengan syarat saya harus meninggalkan paspor saya. 
• Membayar biaya administrasi. Setelah dokumen-dokumen kamu diperiksa oleh petugas visa, maka kamu akan diminta membayar biaya administrasi sebesar 60 Euro, dibayar dalam rupiah sesuai dengan kurs yang ada. Jadi sekitar Rp 800.000,- tergantung kurs yang berlaku pada hari itu. 
• Memasukkan sidik jari. Kamu akan diminta untuk memasukkan sidik jari, seperti layaknya pembuatan visa pada umumnya. Pastikan jari tidak kotor dan basah / berkeringat. Ada baiknya untuk membawa tisu / sapu tangan untuk mengantisipasi hal ini.
• Memeriksa ulang formulir visa. Informasi yang sudah kamu tulis di formulir akan dimasukkan ke komputer dan di print. Print out ini nanti akan diberikan ke kamu, beserta dokumen-dokumen yang kamu serahkan, untuk sekali lagi diperiksa. Pada tahap ini bagian-bagian formulir yang kurang atau belum diisi juga akan diberitahu oleh petugas visa. Pada print out yang diberikan oleh kedutaan jika memang data-data yang diketik sudah benar kamu diminta menandatangani print out ini dan memberikan nomor telepon yang bisa dihubungi.
• Setelah semua proses telah selesai, kamu akan diberi bukti pembayaran visa yang bisa kamu pakai untuk mengambil visa kamu saat jadi (Abholnachweis). Petugas visa yang melayani saya mengatakan bahwa proses visa akan memakan waktu sekitar 5-6 minggu, dan visa akan dikirim ke konsulat Surabaya jika sudah jadi.

P.P.S: Ohya, untuk masalah interview, saya sendiri nggak terlalu ditanya macam-macam, hanya tujuan pengajuan visanya apa, kapan selesai Studienkollegnya, dimana Studienkollegnya. Saya juga tidak disuruh mengisi Fragebogen tentang universitas, namun ada teman saya yang disuruh. Menurut saya ini tergantung dari petugas visanya juga.


Update: setelah agak was-was juga, akhirnya tanggal 24 Juli 2013 visa saya selesai, dan 2 hari kemudian dikirimkan ke konsulat kehormatan di Surabaya. Untuk yang tinggal di luar kota dimana ada konsulat kehormatan, bisa juga minta untuk dikirimkan ke konsulat, tapi syaratnya harus menitipkan paspor di kedutaan, dan waktu ambil visa saya diminta bayar biaya 20.000 untuk biaya pengiriman.

Nah, berdasarkan dari pengalaman saya, ada beberapa tips yang bisa saya berikan:

• Bagi lulusan Studienkolleg: coba untuk menanyakan ke petugas visa apakah ijazah SMA dan terjemahannya perlu disertakan juga. Karena dalam kasus saya, petugas visa malah mengembalikan ijazah SMA, rapor kelas XII, dan SKHUN saya beserta terjemahannya dengan alasan ijazah Feststellungsprüfung dari Studienkolleg dan Zulassung dari Universitas sudah cukup. Jika memang boleh hanya dengan ijazah Studienkolleg, lumayan juga buat menghemat stok ijazah terutama terjemahan yang biayanya cukup mahal
• Jika sudah 3-4 minggu lebih tidak mendapat kabar, coba kontak ABH yang bersangkutan. Lihat posting saya tentang ini di sini.
• Bagi yang visanya dikirimkan ke konsulat kehormatan, jika merasa pada hari itu visa seharusnya sudah datang (ada info dari kedutaan di Jakarta bahwa visa akan sampai di konsulat pada tanggal itu), coba kontak konsulat kehormatan tersebut. Saya sendiri tidak dihubungi oleh konsulat padahal visa saya sudah sampai, dan saat mengontak konsulat baru diinfokan bahwa visa saya sudah jadi.
• Untuk pemilihan appointment, sepertinya lebih baik memilih jam pagi, sebelum makan siang. Berdasarkan pengalaman teman saya yang jam appointmentnya siang namun datang kepagian (sebelum jam makan siang), dia akhirnya didahulukan oleh petugas loket. Sedangkan appointment saya jam 13:00, dimana saya datang jam 12:00 dan kedutaan sedang ditutup karena istirahat makan siang, maka akhirnya saya harus menunggu di luar kedutaan.

Vorpraktikum

Salah satu persyaratan untuk diterima di universitas Jerman adalah menyelesaikan beberapa minggu Vorpraktikum, atau kerja magang (internship). Pada dasarnya universitas di Jerman mau calon mahasiswanya mempunyai sedikit pengetahuan tentang jurusan yang akan diambil, jadi bukan benar-benar dari nol. Hampir semua universitas memperbolehkan calon mahasiswa untuk mencari tempat magang mereka masing-masing. 

Berapa lama saya harus melakukan Vorpraktikum?

Jangka waktu Vorpraktikum yang harus diselesaikan berbeda-beda, tergantung dari universitas masing-masing, tapi kira-kira sekitar 4-8 minggu. Jadi prinsipnya, untuk dapat lulus dan mendapatkan gelar Bachelor, mahasiswa diminta untuk menyelesaikan sekitar 12-16 minggu kerja magang. Nah sekitar 4-8 minggu dari waktu magang ini harus kamu selesaikan sebelum kamu memulai studi (ada juga yang meminta sebelum kamu masuk ke semester 2 / 3). Jadi, jika kamu menyelesaikan lebih banyak waktu magang di awal, maka nantinya "hutang" waktu magang yang harus kamu lunasi lebih sedikit. Perlu diingat, bahwa di Jerman sendiri kebanyakan universitas tidak memberikan semester khusus untuk magang. Jadi kamu perlu menyempatkan waktu tersendiri untuk kerja magang selama kuliah.

Apa ini sebuah keharusan?

Tergantung dari universitas masing-masing. Ada universitas yang meminta Vorpraktikum sebagai syarat pendaftaran, ada yang tidak. Namun kebanyakan universitas mensyaratkan penyelesaian kerja magang sebagai syarat untuk lulus. Jadi, menurut saya, lebih baik menyelesaikan 6-8 minggu Vorpraktikum sebelum studi, jadi nantinya saat kuliah di Jerman kita tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari tempat kerja magang.

Apa yang harus dilakukan selama Vorpraktikum?

Ini juga bisa ditanyakan ke universitas masing-masing. Untuk saya, karena saya akan studi di jurusan Teknologi Pangan (Lebensmitteltechnologie), maka kebanyakan dari pekerjaan magang saya berhubungan dengan pekerjaan laboratorium, seperti uji bahan makanan, membandingkan pengaruh zat tertentu pada bahan makanan, dll. Pada dasarnya yang perlu kita kuasai adalah sedikit skill dan pengetahuan tentang jurusan yang akan dimasuki.

Apa yang harus saya tunjukkan sebagai bukti?

Tentunya setelah kita menyelesaikan masa magang kita akan mendapatkan sebuah surat dari perusahaan / instansi tempat kita magang dimana kita telah menyelesaikan masa magang kita dan apa saja hal-hal yang dipelajari selama magang. Surat ini disebut Praktikumsnachweis / Praktikumsbescheid. Umunya surat inilah yang harus ditunjukkan ke universitas pada masa daftar ulang (Einschreibung). Namun ada kalanya beberapa universitas meminta kita membuat laporan sebagai bukti kita menyelesaikan masa magang. 

Apa isi Praktikumsnachweis?

Isi Praktikumsnachweis kira-kira menjelaskan bahwa kamu telah menyelesaikan Vorpraktikum dari tanggal berapa sampai tanggal berapa, dimana kamu telah mempelajari beberapa hal. Praktikumsnachweis umumnya bisa dibuat dalam bahasa Jerman dan Inggris (karena tentunya tidak semua employer mengenal bahasa Jerman). Berikut sedikut contoh isi Praktikumsnachweis yang saya buat. 

Praktikumsnachweis

Frau / Herr (nama kamu), geboren am (tanggal lahir) in (tempat lahir), wohnhaft in (alamat), hat bei uns in dem Zeitraum von (mulai magang) bis (selesai magang) ein Praktikum / Vorpraktikum in den Bereichen (bidang magang). Während des Praktikums hat sie folgende Tätigkeiten ausgeübt:

(dalam bentuk poin-poin, tuliskan secara jelas sekitar 5 hal yang sudah kamu pelajari)

Frau / Herr (nama) hat alle ihre übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit ausgeführt. Sie arbeitete sich in kürzester Zeit selbständig in alle relevanten Themenbereiche ein und zeigte über das Normalmaß weit hinaus gehenden Einsatz bei der Erledigung ihrer Aufgaben.


Tempat, Tanggal dibuatnya surat

(Tanda Tangan)
Nama Penulis Surat
Jabatan

 

Mencari tempat Vorpraktikum memang tidak mudah, kecuali jika kita mencari tempat Vorpraktikum di Jerman. Disana memang banyak perusahaan-perusahaan yang menawarkan program Vorpraktikum bagi calon mahasiswa. Tapi jika ingin menyelesaikan Vorpraktikum di Indonesia, tentunya tidak mudah mencari tempat karena memang orang-orang di Indonesia masih asing dengan istilah Vorpraktikum. Apalagi dengan kualifikasi kita yang tentunya masih sangat kurang, baru lulusan SMA dan hanya menginginkan kerja untuk beberapa minggu saja. Saya sendiri sudah menyelesaikan Vorpraktikum di dua tempat. Satu di sebuah pabrik kenalan orang tua dan satu lagi di sebuah lab di universitas. Saran saya, koneksi sangat berperan untuk mendapatkan tempat praktikum. Selain itu, jangan mengharapkan untuk mendapatkan bayaran. Penting diingat bahwa disini yang kita cari bukanlah uang, tapi pengalaman dan pengetahuan yang bisa dipakai di masa kuliah nanti.

Beberapa Alamat untuk Pendaftaran ke Universitas

Seringkali universitas di Jerman memiliki banyak alamat yang membuat pendaftar bingung, kemana kita harus mengirimkan pendaftaran. Berikut saya tuliskan beberapa alamat Immatrikulationsamt, kantor yang mengurus soal pendaftaran di universitas-universitas yang pernah saya daftar.

TU Braunschweig:

TECHNISCHE UNIVERSITÄT BRAUNSCHWEIG

INTERNATIONAL OFFICE

POSTFACH 3329

38023 BRAUNSCHWEIG

GERMANY

Uni Bonn

UNIVERSITÄT BONN

ABT. 1.3 STUDENTENSEKRETARIAT / DEZERNAT 1

POSTFACH, POSTANSCHRIFT 53012 BONN

53012 BONN

GERMANY

RWTH Aachen

RWTH AACHEN UNIVERSITY

INTERNATIONAL OFFICE - ABT. 2.1 

TEMPLERGRABEN 57

52062 AACHEN

GERMANY

TU München

TECHNISCHE UNIVERSITÄT MÜNCHEN

IMMATRIKULATION DES SSZ

ARCISSTRASSE 21

80333 MÜNCHEN

GERMANY

KIT

KARLSRUHER INSTITUT FÜR TECHNOLOGIE

INTERNATIONAL STUDENTS OFFICE

ADENAUERRING 2

76128 KARLSRUHE

GERMANY

Uni Hannover

LEIBNIZ UNIVERSITÄT HANNOVER

IMMATRIKULATIONSAMT

WELFENGARTEN 1

30167 HANNOVER

GERMANY

Setelah mendaftar, lalu?

Jika kamu sudah mengirimkan semua dokumen-dokumen pendaftaran dan dokumen kamu sudah sampai ke universitas tujuan, ada 2 kemungkinan:

• Kamu mendaftar ke jurusan Zulassungsfrei (tanpa NC), begitu dokumen-dokumen kamu terbukti lengkap, kamu langsung mendapat Zulassung. Entah dalam bentuk email atau kamu harus mengecek ke online account yang kamu pakai untuk mendaftar. Zulassung ini bisa langsung di print dan dipakai untuk mengajukan visa studi.
• Kamu mendaftar ke jurusan Zulassungsbeschränkt (dengan NC), begitu dokumen-dokumen kamu terbukti lengkap, kamu akan dimasukkan ke dalam ranking. Nantinya semua aplikasi (sampai dengan akhir deadline aplikasi 15 Juli) akan diurut berdasarkan nilai. Jumlah orang yang diterima disesuaikan dengan jumlah tempat yang ada. Jadi, misal pendaftar 500, jumlah 300, maka yang diterima adalah pendaftar ranking 1-300. Zulassung / kabar penerimaan biasanya akan keluar sekitar akhir Juli / awal Agustus. Surat penolakan akan keluar sekitar September.

Update:

Untuk jurusan dengan NC, Zulassung akan keluar sekitar awal Agustus hingga tengah Agustus. Jika memang kamu merasa Zulassung di universitas itu seharusnya sudah keluar, coba kirim email dan tanyakan apakah Zulassung sudah keluar karena bisa saja Zulassung kamu sebenarnya sudah dikirim lewat pos. Jika ini halnya maka kamu bisa meminta scan / file dari Zulassung kamu untuk dikirim lewat email dengan alasan untuk aplikasi visa. Pada Zulassung biasanya tertera Annahmefrist, ini berarti kamu harus mengambil Studienplatz ini paling lambat pada tanggal yang tertera di Annahmefrist. Jadi, jika melewati tanggal ini kamu tidak memberikan kabar maka Studienplatz kamu akan diberikan kepada orang lain dan Zulassung kamu tidak berlaku.