Administrasi dan Formalitas di Jerman

Grüß dich! Saat ini saya sudah berada di München dan baru saja menyelesaikan beberapa administrasi dan formalitas yang diperlukan untuk studi di kota ini. Nah dibawah ini saya tuliskan beberapa hal yang harus kamu selesaikan setelah tiba disini secara berurutan. Ini asumsinya bahwa kamu telah melakukan immatrikulasi (daftar ulang). Untuk post mengenai Immatrikulasi, bisa kamu lihat disini.

1. Mencari akomodasi
2. Melakukan Stadtanmeldung
3. Mengaktivasi rekening di Deutsche Bank
4. Mengambil kartu asuransi sementara

Untuk selengkapnya saya telah membuat post satu per satu tentang ini, bisa kamu klik linknya di poin-poin diatas.

Mengurus Asuransi

Seperti yang sudah saya tulis di post tentang Immatrikulation, kamu bisa mengurus asuransi sebelum kamu tiba di Jerman, asal kamu memiliki alamat di Jerman. Saya sendiri mendaftar asuransi pertama-tama menggunakan alamat teman, dan setelah saya mendapatkan Immatrikulationsbescheinigung, saya mengirimkan bukti ini kepada kontak saya di AOK. Setelah saya tiba di Jerman, saya tinggal mengambil kartu asuransi sementara. 

Apa itu kartu asuransi sementara?

Kartu asuransi sementara ini berlaku layaknya kartu asuransi yang asli. Kartu asuransi yang asli milik kamu belum selesai dibuat, dan kamu bisa sebelumnya meminta kartu sementara (vorläufige Versicherten Karte) sampai kamu mendapat kartu asuransi yang asli.

Jika saya ingin mengurus asuransi setelah sampai di Jerman, apa yang harus saya lakukan?

1. Pergi ke salah satu cabang dari perusahaan asuransi yang kamu pilih (AOK / TK / Barmer GEK / DAK)
2. Katakan bahwa kamu ingin mengurus asuransi student (Studentische Krankenversicherung)
3. Mengisi formulir yang ada (termasuk data-data bank kamu karena pembayaran dilakukan dengan cara autodebit)
4. Nantinya kamu akan mendapatkan bukti asuransi Versicherungsbescheinigung
5. Menyerahkan Versicherungsbescheinigung kepada pihak universitas saat Immatrikulation
6. Menyerahkan Immatrikulationsbescheinigung kepada pihak asuransi beserta pasfoto untuk foto di kartu asuransi
7. Meminta kartu asuransi sementara

Update (20.09.2013)

Selang 2 minggu setelah saya mendapatkan kartu asuransi sementara saya, akhirnya saya menerima kiriman via pos dari pihak AOK berisi kartu asuransi saya. Kartu ini bentuknya seperti kartu kredit dan memiliki chip. Di kartu ini juga terdapat foto beserta data-data saya.

Aktivasi Rekening di Deutsche Bank

Walaupun kamu sudah memiliki rekening dan mentransfer uang sejumlah 8040 Euro, maka kamu tidak bisa mengakses uang ini sebelum kamu mengaktivasi rekening kamu. 

Untuk melakukan aktivasi, beberapa hal yang diperlukan antara lain:

• Bukti Stadtsanmeldung
• Keterangan rekening kamu (bisa dilihat di bukti pembukaan rekening yang kamu terima saat pertama kali membuka rekening)
• Paspor
• Nomor telepon di Jerman yang bisa dihubungi

Aktivasi bisa kamu lakukan di cabang Deutsche Bank terdekat di kota kamu. Saya sendiri melakukannya di cabang Deutsche Bank di Marienplatz di München (kamu bisa naik U6 / U3 atau S-Bahn dan berhenti di halte Marienplatz. Cabang Deutsche Bank terletak persis di depan Rathaus (gambar dibawah) dan dekat dengan salah satu pintu keluar halte Marienplatz

Sampai di cabang Deutsche Bank kamu bisa bilang "Ich möchte mein Sperrkonto aktivieren" dan nanti petugas disana akan mengurus aktivasi kamu. Oh ya, perlu sekitar 1-2 minggu sampai kamu mendapatkan kartu ATM (EC Karte) kamu. Nanti kartu ini akan dikirim ke alamat kamu.

Update (18.09.2013)

Kira-kira 1 minggu setelah saya mengaktivasi rekening di Deutsche Bank, akhirnya dikirim juga kartu ATM saya ke tempat tinggal saya lewat pos. Bersamaan dengan kartu ATM ini saya juga mendapat 1 surat lagi, yaitu online PIN saya untuk layanan online banking. Beberapa hal yang perlu diperhatikan masalah kartu ATM dan Online Banking:

• Kartu ATM ini masih tidak bisa kamu pakai, kamu harus menunggu nomor PIN kamu dikirim. Ini akan dikirim juga per pos tapi secara terpisah, sekitar 5 hari setelah kamu mendapatkan kartu ATM. Setelah kamu mendapatkan nomor PIN ini, baru kamu bisa melakukan transaksi di ATM (mengambil uang, transfer, dll.). Kamu juga bisa mengganti PIN ini sesuai dengan keinginan kamu.
• Untuk Online Banking, pertama kamu akan mendapatkan online PIN. Dengan online PIN ini kamu sudah bisa login ke layanan Online Banking Deutsche Bank. Tapi kamu masih belum bisa melakukan transaksi misal transfer uang, dll. Untuk login ke online banking Deutsche Bank, kamu membutuhkan nomor cabang Deutsche Bank kamu (3 digit), nomor rekening (7 digit) dan online PIN kamu. Info tentang nomor cabang dan nomor rekening bisa kamu lihat di file yang dikirimkan oleh Deutsche Bank saat kamu membuka rekening pertama kali.
• Sekitar 2-3 hari kemudian kamu akan mendapat satu surat lagi dari Deutsche Bank yang berisi daftar nomor TAN kamu. Di surat ini berisi 100 buah nomor TAN. Nomor ini kamu masukkan bila kamu akan melakukan transaksi. Nanti setiap transaksi (misal transfer) kamu akan diminta memasukkan TAN tertentu, kamu bisa melihatnya di daftar nomor TAN ini. 
• Sekitar 1 minggu setelah kamu mendapat kartu ATM (EC Karte) dari Deutsche Bank, kamu akan mendapat nomor PIN kamu per pos. Dengan nomor PIN ini kamu sudah bisa melakukan transaksi seperti menyetor uang, mengambil uang, transfer di mesin ATM Deutsche Bank.

Apa yang terjadi bila uang saya lebih dari jumlah minimum yang diminta?

Untuk mengajukan visa ke Jerman dibutuhkan jumlah uang di rekening sebesar 8.040 Euro sementara untuk memperpanjang visa / aplikasi ijin tinggal di München dibutuhkan uang sekitar 7.908 Euro di rekening. Bila saldo rekening kamu melebihi jumlah ini, maka kamu bisa mengambil jumlah lebihnya kapan saja. (Info ini saya dapat dari petugas di Deutsche Bank setelah saya tanyakan mengenai hal ini)

Stadtsanmeldung

Setelah kamu sudah mendapatkan akomodasi di Jerman, hal berikutnya yang harus dilakukan adalah mendaftarakan tempat tinggal kamu ini (Stadtsanmeldung). Stadtsanmeldung ini harus dilakukan maksimal 8 hari setelah kamu datang di Jerman (atau setelah mendapat akomodasi) dan jika lebih dari itu maka akan dikenakan denda. 

Apa saja yang perlu dibawa saat Stadtsanmeldung?

Cukup mudah sih, kamu hanya perlu Paspor kamu dan alamat kamu di Jerman. Tapi untuk berjaga-jaga, ada baiknya juga membawa:

• Formulir Anmeldung (jika ada)
• Fotokopi Paspor
• Mietvertrag
• Immatrikulationsbescheinigung

Dimana saya bisa melakukan Stadtsanmeldung?

Stadtsanmeldung dilakukan di Bürgerbüro. Untuk München bisa dilihat di sini. Di website itu kamu pertama-tama harus memasukkan nama marga kamu, nanti akan dipandu oleh website tersebut dimana tepatnya kamu bisa melakukan Anmeldung. Karena untuk berbagai inisial nama marga ada Wartezone (waiting room) yang berbeda-beda. 

Untuk melakukan Anmeldung sangat sangat disarankan untuk datang pagi hari, kalau bisa sebelum kantor Bürgerbüro buka. Sehingga nantinya saat mengantri kamu bisa mendapat nomor antrian awal-awal dan cepat selesai. Saya sendiri waktu itu datang sekitar pukul 8.00, dimana kantor buka pukul 8.30 dan mendapat nomor antrian 10. Semakin siang kamu datang maka tentunya nomor antriannya makin besar. Setelah kamu mendapat nomor antrian, nantinya kamu akan dipanggil ke ruangan tertentu. Disitu kamu cukup mengatakan kepada orang yang bersakutan "Ich möchte mich anmelden". Mereka juga kebanyakan bisa berbahasa Inggris. Nantinya kamu akan diminta untuk menyerahkan paspor serta mereka juga akan menanyakan alamat kamu disini. Petugasnya biasanya cukup ramah dan bersahabat. Setelah selesai kamu akan diminta untuk mengecek kembali data kamu, dan kemudian mendapatkan Bestätigung atau bukti bahwa kamu telah mendaftarkan diri di kota kamu.

Dimana letak Bürgerbüro?
Kamu bisa mencari alamat Bürgerbüro kota kamu di google (Bürgerbüro "kota kamu"). Untuk di München tempat ini terletak di Ruperstraße (U6 Poccistraße, keluar di pintu keluar dengan tulisan Kreisverwaltungsreferat)

Mencari Akomodasi di Jerman

Ini memang hal yang sangat tidak mudah, apalagi di kota-kota besar yang mahal seperti München misalnya. Selain itu tempat tinggal ini sangat penting, karena tanpa tempat tinggal kita tidak dapat melakukan Stadtanmeldung dan tidak dapat mengaktivasi rekening kita di Deutsche Bank. Dari pengalaman memang tidak ada solusi yang benar-benar manjur selain kesabaran, keberuntungan, dan usaha. Jenis tempat tinggal di Jerman sebenarnya ada 3: kamar di asrama (Wohnheim), kamar di flatshare (WG), atau tempat tinggal sendiri (Wohnung). Yang paling murah dan diminati tentunya asrama, karena memang harganya paling murah dan biasanya alles inklusiv, yaitu biaya-biaya seperti biaya listrik, pemanas, air, sudah termasuk di dalam biaya sewa. Berikut beberapa tips yang sangat membantu dalam mencari tempat tinggal (menurut pengalaman saya):

• Sesegera mungkin mendaftar di Studentenwerk di kota yang kamu tuju, meskipun kamu belum mendapatkan Zulassung dari universitas tersebut. Namun perhatikan dulu, ada beberapa Studentenwerk dimana kamu bisa daftar untuk tempat tinggal sewaktu-waktu (misal: Studentenwerk Bonn) dan ada Studentenwerk yang menetapkan deadline (misal: pendaftaran paling awal untuk Studentenwerk München adalah 15 Mei). Ada juga Studentenwerk yang membutuhkan Zulassung dari universitas untuk bisa mendaftar (Studentenwerk Berlin). Website Studentenwerk bisa kamu lihat di google dengan mengetik Studentenwerk "nama kota". Tapi juga jangan terlalu berharap banyak akan mendapatkan tempat di Studentenwohnheim milik Studentenwerk, terutama yang berada di kota besar karena semakin ramai kota tersebut maka Wartezeit (masa tunggu) pun semakin lama, di München sendiri sekitar 1-4 Semester.
• Selain asrama (Studentenwohnheim) dari Studentenwerk, ada juga asrama yang ditawarkan secara privat. Biasanya oleh gereja-gereja atau biarawati. Asrama ini juga biasanya ada yang hanya menerima penghuni pria saja atau wanita saja. Usahakan sekitar 4-5 bulan sebelum mulai kuliah (jika Wintersemester dimana kuliah mulai bulan Oktober, berarti sekitar Mei atau Juni) untuk mendaftar di semua Studentenwohnheim privat, karena biasanya deadline aplikasi untuk Studentenwohnheim ini sekitar Mei / Juni (untuk yang mau masuk bulan Oktober). Kamu bisa melihat website-website dari Wohnheim ini melalui google dengan mengetik Wohnheim "nama kota"
• Jika kamu sudah mempunyai universitas yang dituju, coba kontak PPI di kota setempat, biasanya mereka mempunyai halaman di Facebook. PPI ini juga sangat membantu karena banyak dari anggota PPI memiliki info tentang tempat tinggal yang kosong.
• Melihat iklan WG di wg-gesucht.de. Dari semua website untuk WG, website inilah yang paling sering dipakai oleh mahasiswa-mahasiswa di Jerman. Saran saya kamu buat account di WG-Gesucht kemudian membuat semacam Filter (di pilihan Mein WG-Gesucht kemudian Suchauftrag/Filter verwalten) pencarian kamu, jadi jika ada iklan yang sesuai dengan kriteria yang kamu buat maka nanti kamu akan segera mendapatkan email notifikasi dari WG-Gesucht. 
• Pergi ke Mensa / papan pengumuman di universitas biasanya ada juga iklan-iklan tempat tinggal yang ditempel disana. 

If all else fails, ada beberapa alternatif yang bisa kamu pilih:

• Setelah sampai di kota tujuan kamu, segera datang secara langsung (bukan melalui telpon, bukan email) ke Studentenwerk setempat, utarakan masalah kamu bahwa kamu masih belum mempunyai tempat tinggal dan tidak tahu harus tinggal dimana. Dari pengalaman teman-teman hal ini cukup berpengaruh untuk menaikkan posisi kamu di Warteliste, atau paling tidak nanti pihak Studentenwerk bisa memberikan kamu alternatif tentang tempat tinggal.
• Mengambil Zwischenmiete. Jika masih tidak ada tempat tinggal yang bisa kamu tinggali untuk jarak waktu lama, coba ambil dulu Zwischenmiete. Tidak masalah hanya 1 bulan, 3 bulan, atau 6 bulan, yang penting kamu mendapatkan tempat untuk tidur. Nanti kamu juga bisa sambil mencari-cari tempat yang lainnya.

Ohya, untuk WG (flatshare), sistemnya tidak bisa disamakan dengan kos di Indonesia. Di kos-kosan Indonesia, pihak penyewa (kita) lebih memiliki kuasa, sedangkan disini yang berkuasa sepenuhnya adalah pihak yang mempunyai kamar. Jadi tidak selalu email kita kepada pihak yang menyewakan WG akan dibalas. Saya sendiri juga waktu itu menulis hampir ratusan email kepada pengiklan di WG-Gesucht dan hanya mendapatkan segelintir balasan. Jadi dalam menulis email juga ada beberapa hal yang harus diperhatikan, supaya paling tidak email kita dibalas oleh pihak empunya rumah.

• Para pengguna WG-Gesucht biasanya anak-anak muda yang mengiklankan kamar mereka, jadi dalam menulis email kita bisa menggunakan "du", bukan "Sie". 
• Usahakan menulis dalam bahasa Jerman karena tentunya akan lebih dihargai
• Jangan memakai "Sehr geehrte(r) Damen und Herren" melainkan "Hallo.. (nama penerima Email)" sehingga kesannya lebih personal.
• Jangan menuliskan email terlalu pendek dan usahakan untuk tidak menulis kalimat pertanyaan. Tunjukan bahwa kamu tertarik dengan kamar yang ditawarkan oleh mereka, serta tuliskan juga beberapa hal mengenai kamu. Misal, hobi kamu, dll. Terakhir tulis bahwa kamu akan sangat senang bila bisa mendapatkan kesempatan untuk mengunjungi Wohnung mereka dan berbicara lebih banyak dengan mereka.
• Usahakan untuk bisa datang di tempat dan mengunjungi kamar yang diiklankan segera, jangan meminta janji kunjungan 1 bulan setelah mereka mengiklankan kamar karena pasti dalam jangka waktu itu kamar tersebut sudah disewa oleh orang lain. (Pengalaman saya, saya mulai giat menulis email ke pemilik WG sekitar 2 minggu sebelum keberangkatan ke Jerman dan mulai mendapat balasan positif sekitar 5-7 hari sebelum keberangkatan)
• Hati-hati penipuan!! Hati-hati khususnya jika orang yang membalas email kamu tidak bisa berbahasa Jerman (membalas dalam bahasa Inggris walaupun kamu menulis dalam bahasa Jerman). Banyak balasan email yang mengatakan bahwa mereka ada di luar kota/negeri dan kamu harus mengirim sejumlah uang terlebih dahulu untuk bisa mengunjungi tempat tinggal tersebut, kemudian setelah mereka menerima uang mereka akan mengirimkan kuncinya, INI PENIPUAN. JANGAN PERNAH MENGIRIM UANG SEBELUM MELIHAT KAMAR YANG DIIKLANKAN. Karena pemilik apartemen yang benar-benar asli pun kebanyakan tidak mau menyewakan apartemennya sebelum melihat langsung calon penyewanya.